Como uma empresa global economizou mais de US$ 6600/mês em custos de folha de pagamento usando a Africa HR Solutions
Há mais para folha de pagamento na África do que aparenta.
Não se limita apenas à execução de cálculos ou ao cumprimento das leis trabalhistas: pontualidade, prazos e mudanças inesperadas desempenham um papel significativo no ciclo padrão da folha de pagamento. Em alguns setores e até mesmo em diferentes países, algumas dessas mudanças podem ser exacerbadas, pesando fortemente no processo de folha de pagamento. É isso que um dos nossos África do Sulclientes descobriram quando começaram a perder quantias que variavam de US$ 5,500 a US$ 6,600 por mês por meio da folha de pagamento.
A premissa
Nosso cliente é uma empresa internacional de tecnologia com mais de 20 anos de atuação. Atendemos mais de 2000 marcas em todo o mundo, incluindo prestigiosas empresas listadas na Fortune 500. Possuímos filiais em todo o mundo, e a equipe de Soluções de RH da África foi encarregada de assumir a folha de pagamento de suas empresas. África do Sul ramo.
Os desafios
Nosso cliente gerenciava a folha de pagamento de seus funcionários no setor de call center – um setor particularmente dinâmico, onde a rotatividade de funcionários é alta. Essa taxa de rotatividade significa várias coisas em termos de folha de pagamento: funcionários precisam ser removidos da folha de pagamento rapidamente, novos funcionários precisam ser adicionados à folha de pagamento e tanto novos funcionários quanto funcionários que estão saindo precisam ter seus salários rateados de acordo com o número de horas trabalhadas antes do primeiro ou último pagamento. Naturalmente, os cálculos também precisam levar em conta quaisquer deduções e contribuições do empregador aplicáveis a um funcionário específico.
Na África do Sul, os períodos de aviso prévio são relativamente curtos: funcionários com 6 meses ou menos de serviço precisam apresentar aviso prévio de apenas uma semana, aqueles com 6 meses a 1 ano de serviço precisam apresentar aviso prévio de 2 semanas e aqueles com mais de 1 ano de serviço ou em cargos de gerência precisam oferecer aviso prévio de 4 semanas. Acrescente a isso o fato de que alguns períodos de aviso prévio nunca são oficialmente cumpridos, e você obtém uma série bastante aleatória de chegadas e saídas de funcionários – um verdadeiro desafio para qualquer provedor de folha de pagamento na África ou em qualquer outro lugar.
“Nosso fornecedor de folha de pagamento anterior aceitou alterações apenas na data limite e, como você pode imaginar em nossa linha de trabalho em constante mudança e rápida, enviando no dia 10th "Todo mês, o atraso nos pagamentos realmente nos impedia de registrar quaisquer alterações que pudessem resultar em pagamentos indevidos. Isso incluía demissões tardias ou ausências sem autorização, com a sensação de que não retornariam", explica o Gerente Sênior de Folha de Pagamento da empresa para a região EMEA.
Não foi um choque pequeno constatar que estávamos gastando, em média, entre US$ 5,500 e US$ 6,600 em pagamentos a maior por mês. Nas Ilhas Maurício, parece que nem sequer conseguimos recuperar esse valor de quaisquer pagamentos ainda devidos aos funcionários sem o consentimento expresso deles, então, como você pode imaginar, não teríamos esse valor devolvido.
A Solução
Como é procedimento padrão ao assumir um novo cliente, nossa equipe de folha de pagamento executou uma folha de pagamentos auditoria para identificar as causas desses pagamentos excessivos e elaborar uma solução personalizada para remediar o problema. Ao compreender que a alta taxa de rotatividade só poderia ser combatida por uma solução de folha de pagamento flexível e adaptável, nossa equipe ofereceu maior margem para registrar alterações tardias relacionadas a desligamentos e integrações. Sabendo que estavam recebendo total suporte, nosso cliente se sentiu mais capacitado para trabalhar nas origens desses problemas sistêmicos.
Trabalhando com a Africa HR, a equipe é absolutamente fabulosa com suas respostas rápidas, suporte e entrega de resultados mensais. Não só é preciso desde o iníciost lote, mas eles nos apoiam, permitindo-nos enviar rescisões tardias e solicitações para colocar o mês corrente em licença não remunerada para aqueles que se ausentaram sem licença. Isso por si só reduziu nossa taxa salarial negativa para uma média de US$ 2200 por mês nos últimos três meses. O último mês, porém, já estava abaixo de US$ 1330, então estamos definitivamente vendo grandes passos na direção certa." Comenta o Gerente Sênior de Folha de Pagamento.
A Conclusão
Nossa equipe de folha de pagamento na África realiza auditorias de folha de pagamento no seu sistema de folha de pagamento existente para determinar as causas de quaisquer problemas ou encontrar áreas que precisam de melhorias, economizando tempo, dinheiro ou ambos. Como nossa equipe também realiza simulações de folha de pagamento por até um ano inteiro, ela pode facilmente evitar a ocorrência de certos erros de folha de pagamento, por exemplo, em feriados.