Como mudar seu provedor de EOR na África?

Todas as Empregadores registrados não são construídos da mesma forma – e às vezes o melhor curso de ação para o seu negócio é romper laços e encontrar um EOR mais adequado às suas necessidades.

Mas com uma estrutura tão sensível quanto uma EOR, especialmente em um país estrangeiro africano, o processo de troca de EORs deve ser abordado com cautela.

Neste artigo, oferecemos um guia passo a passo e dicas para uma transição bem-sucedida de EOR na África.

Por que mudar de provedor de EOR na África?

Entender as razões exatas por trás de sua insatisfação com seu EOR atual ajuda muito a fazer a escolha certa para uma substituição. Alguns motivos comuns para mudar EORs em África como:

• Nenhuma flexibilidade/baixa flexibilidade – Seu EOR atual não pode se adaptar às suas crescentes necessidades
• Problemas de conformidade – Você encontrou problemas de conformidade porque seu EOR atual nem sempre estava em conformidade com as últimas mudanças na legislação
• Problemas de folha de pagamento – Muitas vezes, há erros no cálculo de salários, deduções e remessas de impostos, ou os pagamentos costumam atrasar, o que afeta o moral e a experiência dos funcionários
• Comunicação deficiente – Em termos administrativos, você nem sempre está ciente dos acontecimentos em sua empresa e seus funcionários não são devidamente informados sempre que ocorrem mudanças
• Não é facilmente acessível – É difícil falar com alguém responsável sempre que você tem uma dúvida ou deseja fazer uma alteração
• Precisa de mais experiência em África – O seu EOR atual é um EOR global e não tem a compreensão cultural nem o conhecimento local para apoiar adequadamente o seu crescimento em África

A troca de EORs é uma tarefa complexa?

Trocar de EORs não é tão fácil quanto se inscrever em um EOR pela primeira vez. As empresas que buscam fazer uma troca não têm a vantagem de uma ficha limpa e devem lidar com o desafio de transferir um sistema existente e já complexo para as mãos de outro EOR. Isso inclui, mas não se limita à transferência de dados confidenciais, sujeitos às regras de dados aplicáveis, como GDPR ou HIPAA.

Descuidos e erros humanos são mais prováveis ​​de acontecer durante tal transição, o que pode custar às empresas. No entanto, não pode haver espaço para erros ao lidar com questões tão cruciais quanto regulamentações trabalhistas e folha de pagamento internacional; mesmo erros aparentemente pequenos podem resultar em multas ou penalidades.

Como escolher seu novo parceiro EOR

Agora, você provavelmente já sabe o que deu errado com seu relacionamento anterior. Provedor de EOR – e saiba como evitar os mesmos erros. Aqui estão algumas outras considerações importantes para ajudar você a selecionar o EOR certo para as necessidades do seu negócio na África:

• O provedor de EOR está presente em toda a África ou apenas em alguns países selecionados?
• O provedor de EOR tem profundo conhecimento local?
• O provedor de EOR pode oferecer integração de folha de pagamento perfeita ou haverá partes do seu sistema de folha de pagamento existente que ele não conseguirá integrar?
• A nova plataforma de folha de pagamento será capaz de lidar tanto com seus funcionários quanto com contratados independentes?
• Será o novo sistema de folha de pagamento tem um sistema de autoatendimento online para funcionários?
• Quão flexível será o novo sistema de folha de pagamento? Ele pode levar em conta mudanças significativas no tamanho da sua equipe? Ou frequências de pagamento diferentes?
• Quão bem seus dados serão protegidos?
• Você terá um gerente de contas-chave dedicado?
• Vocês terão um único ponto de contato em toda a África?
• Qual é o estilo de comunicação do provedor de EOR?
• Qual é o histórico de provedores do EOR?
• O EOR já trabalhou com empresas do seu setor antes?
• Se você é uma ONG, o EOR tem experiência trabalhando com ONGs?
• Quais opções de benefícios aos funcionários a EOR pode oferecer?

A EOR pode oferecer seguro médico e seguro de vida competitivos, para começar?

Passo a passo: como você pode mudar de provedor de EOR

1. Informe seu parceiro atual de EOR (Recuperação Avançada de Engenharia).

Nunca é agradável abrir mão de um provedor de serviços, mas a abertura e a boa comunicação desde o primeiro dia melhorarão significativamente a experiência. Também pode evitar surpresas inesperadas, por exemplo, se um período de aviso foi incluído no seu Acordo de Nível de Serviço (SLA), ou se taxas extras devem ser pagas ao trocar de EORs. Porque trocar de EORs envolve mais trabalho do que simplesmente fazer parceria com um EOR pela primeira vez. Informar seu EOR também significa que este pode começar a trabalhar na papelada necessária e pode se comunicar adequadamente com seus funcionários antes da grande troca.

2. Planejamento de transição

Com uma mudança tão significativa, um plano de transição é essencial. Isso é algo que seu novo Parceiro EOR iniciará e que seu antigo parceiro EOR cumprirá.

Este plano de transição incluirá:

1. Um plano de comunicação com os funcionários (que discutiremos mais adiante)
2. Continuidade da cobertura de benefícios aos funcionários – benefícios correspondentes aos funcionários
3. Qualquer funcionário estrangeiro com visto de trabalho

3. Comunicar-se com os funcionários

Os EORs agem como empregadores dos seus funcionários – pelo menos no papel. Fazer a troca para um novo provedor pode ser desestabilizador para seus funcionários, então é importante que eles sejam devidamente informados e tranquilizados sobre o que a troca significará para eles. Será importante ter um plano claro, explicá-lo aos seus funcionários e dar pelo menos um cronograma vago de quando a mudança acontecerá.

4. Contratos de trabalho

Seu novo parceiro EOR precisará redigir novos contratos de funcionários para todos os seus funcionários – quer trabalhem em período integral ou parcial, quer sejam cidadãos locais ou estrangeiros, quer sejam trabalhadores permanentes ou temporários. Este também seria um bom momento para fazer quaisquer alterações ou atualizações nos contratos de funcionários que você considere adequadas, como empregador. Naturalmente, todas essas alterações precisarão ser comunicadas claramente aos funcionários antes de serem promulgadas. Além disso, se você também estiver trabalhando com contratados independentes, seu novo EOR precisará garantir que os novos contratos sejam feitos e estejam em conformidade com a lei.

5. Transferir registros de funcionários

Esta é uma tarefa particularmente sensível, devido à natureza dos dados que estão sendo armazenados. Seu antigo EOR deve transferir registros de funcionários (incluindo informações básicas e informações mais detalhadas, como licença tirada e licença restante, por exemplo) de uma forma que seja:

• Em conformidade com o que a lei local determina em relação ao armazenamento de dados de funcionários
• Em conformidade com regulamentações de dados maiores, como o GDPR

6. Pedido de demissão e recontratação

Como seu antigo EOR é o empregador legal dos seus trabalhadores, será necessário que haja uma “demissão em massa” do lado dos seus funcionários. Caso contrário, você precisaria dispensar seus funcionários, o que legalmente implicaria em compensação para todos os funcionários que estão sendo dispensados ​​– mesmo que eles sejam recontratados posteriormente por outro EOR com o qual você fez parceria. Neste ponto, seu novo parceiro EOR deve ter decidido as datas de demissão e recontratação para fornecer uma transição perfeita, que não deixe seus funcionários esperando por alguns dias entre eles.

7. Revisão da folha de pagamento

Depois que seus funcionários assinam os novos contratos de trabalho, começa o processo de integração deles no sistema de folha de pagamento do seu novo parceiro EOR.

Qual é o melhor momento para mudar de provedor de EOR?

Com o número de processos sensíveis e pessoas envolvidas em uma troca de provedor de EOR, não é surpreendente que o tempo também desempenhe um papel em tal decisão. Aqui estão algumas considerações importantes ao decidir quando fazer tal troca:

1. Você recebeu um aviso de rescisão do seu EOR atual?
2. Há algum funcionário estrangeiro atualmente com visto de trabalho vinculado ao EOR?
3. Quais são os períodos de aviso prévio para seus funcionários?
4. Sazonalidade e interesses comerciais: agora é um bom momento para empreender mudanças administrativas tão pesadas ou isso comprometerá a produtividade e o crescimento da empresa?
5. Há algum projeto em andamento que não possa ser interrompido por uma mudança administrativa, como uma mudança de EOR?

Por que mudar para a Africa HR Solutions?

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