Como mudar seu provedor de PEO na África?

by Aldo Fígaro | 30 de Outubro, 2024 | PEO

Seu PEO é uma parte fundamental do sucesso do seu negócio: um bom PEO dará suporte ao seu crescimento mesmo quando você não estiver tendo um desempenho muito bom. Um PEO ruim vai te arrastar para baixo mesmo no seu melhor momento. Então, é crucial revisar periodicamente o desempenho do seu PEO e tomar medidas decisivas quando você perceber que ele está deficiente.

Neste artigo, mostramos por que, como e quando mudar para um novo Provedor de PEO na África, e como encontrar o parceiro PEO que irá ajudá-lo a finalmente aproveitar o potencial da África.

Reavalie o desempenho do seu PEO atual

Ao avaliar seu atual Parceiro PEOdesempenho, considere o seguinte:

Flexibilidade: Sua PEO atual é capaz de se ajustar às suas necessidades atuais? Ela será capaz de se ajustar às suas crescentes necessidades no futuro?
Problemas de folha de pagamento: Houve erros frequentes na dedução de impostos, remessa e cálculo de salários, bem como pagamentos atrasados frequentes?
Comunicação inadequada: Como empregador, você é sempre informado sobre eventos que ocorrem em sua empresa? Sua equipe recebe as atualizações necessárias sobre essas mudanças?
Contato: Quando você tem uma preocupação ou quer fazer uma alteração, é fácil entrar em contato com sua pessoa de contato?
Dificuldades de conformidade: sua PEO atual está sempre atualizada com os desenvolvimentos legislativos mais recentes?

A troca de PEOs exige muito esforço?

Trocar PEOs não é necessariamente fácil de fazer. Empresas que desejam fazer a troca enfrentam a dificuldade de entregar um sistema já estabelecido para outra PEO. Isso inclui a transferência de informações privadas que são regidas por regulamentações de dados relevantes, incluindo GDPR ou HIPAA.

Durante uma mudança como essa, há uma maior probabilidade de descuidos e erros humanos, o que pode ser custoso para as empresas. Mas quando se trata de algo tão importante quanto a folha de pagamento internacional e as leis trabalhistas, não pode haver margem para erros — mesmo o menor deslize pode resultar em multas ou penalidades.

Como escolher seu novo parceiro PEO

Agora, você provavelmente já sabe o que deu errado com seu relacionamento anterior. Provedor PEO – e saiba como evitar os mesmos erros. Aqui estão algumas outras considerações importantes para ajudar você a selecionar o PEO certo para as necessidades do seu negócio na África:

O provedor de PEO está presente em toda a África ou apenas em alguns países selecionados?
O provedor de PEO tem profundo conhecimento local?
O provedor de PEO pode oferecer integração de folha de pagamento perfeita ou haverá partes do seu sistema de folha de pagamento existente que ele não conseguirá integrar?
A nova plataforma de folha de pagamento será capaz de lidar tanto com seus funcionários quanto com contratados independentes?
Será o novo sistema de folha de pagamento tem um sistema de autoatendimento online para funcionários?
Quão flexível será o novo sistema de folha de pagamento? Ele pode levar em conta mudanças significativas no tamanho da sua equipe? Ou frequências de pagamento diferentes?
Quão bem seus dados serão protegidos?
Você terá um gerente de contas-chave dedicado?
Vocês terão um único ponto de contato em toda a África?
Qual é o estilo de comunicação do provedor de PEO?
Qual é o histórico de provedores da PEO?
O PEO já trabalhou com empresas do seu setor antes?
Se você é uma ONG, a PEO tem experiência trabalhando com ONGs?
Quais opções de benefícios aos funcionários a PEO pode oferecer?
A PEO pode oferecer seguro médico e seguro de vida competitivos, para começar?

Qual é o melhor momento para trocar de provedor de PEO?

Devido aos acordos de benefícios que começam principalmente em 1º de janeiro, o melhor momento para trocar de provedor de PEO seria antes disso. Dito isso, como o fim do ano é tipicamente um período movimentado para as empresas, pois elas se esforçam para atender às demandas dos clientes antes do fechamento anual, pode ser melhor planejar uma troca para o início do quarto trimestre.

Caso contrário, o início de um trimestre geralmente é um bom momento para fazer uma mudança.

Passo a passo: como você pode trocar de provedor PEO

Informe seu provedor de serviços PEO

Primeiro, você precisa dar a notícia ao seu PEO atual. Eles podem sugerir ações corretivas, que você pode decidir seguir. Como uma mudança de PEO é uma mudança administrativa significativa, é uma boa ideia – sempre que possível – explorar planos corretivos e outras opções antes de recorrer à decisão final de trocar de provedor.

Notificar seu PEO também permite que ele comece a preparar a documentação necessária.

Este também é um passo importante porque pode haver um período de aviso em seu contrato com seu PEO atual. Normalmente, isso pode durar de 30 dias a mais.

Decidir sobre um novo provedor de PEO

Antes de se envolver em quaisquer procedimentos administrativos, escolher um novo provedor de PEO é essencial, porque eles ajudarão você na transição, assumindo os encargos administrativos e legais. Além disso, você precisará ter um novo provedor para que ele possa receber, armazenar e gerenciar dados de funcionários com segurança, entre outras coisas.

Plano de transição

Depois de informar seu provedor de PEO e ter certeza de que deseja trocar de parceiro de PEO, você deve começar a trabalhar em um plano de transição junto com seus parceiros de PEO antigos e novos. Este plano de transição também verá você designar equipes especiais para gerenciar o processo de transição internamente.

Este plano de transição incluirá:

Um plano de comunicação para funcionários
Continuidade da cobertura dos benefícios aos funcionários – equiparação dos benefícios atuais dos funcionários
Um plano de ação para todos os funcionários estrangeiros com visto de trabalho

Datas de entrega

Ao criar seu plano de transição, você também precisará estabelecer um cronograma claro, incluindo datas de aquisição e transferência, datas para processos importantes como transferências de dados e workshops para funcionários para entender melhor um novo sistema de folha de pagamento, se necessário.

Notifique os funcionários

Mudar seu provedor de PEO implica mudanças administrativas significativas – e os funcionários precisam ser informados sobre isso o mais cedo possível. Como essas mudanças podem criar dúvidas ou medo, os funcionários precisam ser tranquilizados e ter tempo para compartilhar suas opiniões e feedback sobre essa troca.

Isso proporcionará uma transição mais suave, com menos atrito e menos resistência à mudança – mantendo o moral alto antes da grande transição.

Transferência de funcionários e migração de dados

Em seguida, um dos principais processos de uma mudança de PEO (Organização Profissional de Empregadores) tem a ver com a transferência de dados. Isso inclui registros de funcionários (informações pessoais, férias já gozadas, direito a benefícios, etc.), dados de seguro de vida e de saúde, entre outros.

Essas são informações altamente confidenciais e devem haver protocolos em vigor — em conformidade com legislações como o GDPR e o HIPAA — para protegê-las enquanto são transferidas e armazenadas.

Primeiro, seu antigo PEO não deve mais ter acesso a esses dados. Segundo, seu novo PEO deve atender aos critérios para transferência e armazenamento de todos os dados sensíveis de seus funcionários.

Benefícios do empregado

Transferência de funcionários e migração de dados

Revisão da folha de pagamento

Depois que seus funcionários assinam os novos contratos de trabalho, começa o processo de integração deles no sistema de folha de pagamento do seu novo parceiro PEO.

Com o número de processos sensíveis e pessoas envolvidas em uma troca de provedor PEO, não é surpreendente que o tempo também desempenhe um papel em tal decisão. Aqui estão algumas considerações importantes ao decidir quando fazer tal troca:

1. Você tem atualmente um período de aviso do seu PEO?
2. A PEO atualmente tem algum trabalhador estrangeiro com visto de trabalho anexado?
3. Variação sazonal e interesses comerciais: Agora é o momento certo para fazer ajustes organizacionais tão significativos ou isso prejudicaria a produtividade e a expansão da empresa?
4. Existem iniciativas em andamento que não serão afetadas por uma mudança de PEO ou outra alteração organizacional?

Por que mudar para a Africa HR Solutions?

A Africa HR Solutions é uma verdadeira parceira, muito além de uma simples prestadora de serviços. Atuamos como uma extensão da sua equipe e oferecemos soluções de PEO (Organização Profissional de Empregadores) de alta qualidade em mais de 46 países africanos. Nosso profundo conhecimento das leis e costumes africanos, aliado à nossa ampla cobertura no continente, nos torna a empresa mais qualificada para auxiliar a expansão do seu negócio na África.

Junte-se a mais de 400 empresas da Fortune 500, ONGs, PMEs e conglomerados internacionais que escolheram a Africa HR Solutions.

Você tem perguntas? Envie-nos uma mensagem para conversar com um dos nossos especialistas.