Leis de proteção de dados e implicações para a expansão na África

O aumento da digitalização e as tecnologias emergentes, como Inteligência Artificial, Aprendizado de Máquina e Blockchain, têm se apoiado e alimentado um crescimento exponencial de dados à medida que entramos no que foi apelidado de "Era dos Dados".

Mas, o que os dados realmente significam? Os dados podem ser pensados ​​como informações que foram traduzidas em uma forma eficiente para movimentação ou processamento, geralmente por meio do uso de computadores. Embora a Era dos Dados tenha levado a novas tecnologias e avanços empolgantes na forma como trabalhamos, o aumento da coleta e uso de dados levou a maiores problemas de segurança e preocupações para indivíduos, organizações e nações. Muitos países posteriormente se esforçaram para implementar algum tipo de proteção de dados e lei de privacidade. Países africanos como Gana, Quênia e África do Sul seguiram essa tendência.

As leis de proteção de dados são necessárias para proteger os titulares dos dados contra danos, no entanto, exigem que os executivos corporativos, juntamente com os profissionais jurídicos, de TI e de RH, adaptem a maneira como coletam e usam os dados. Usando o ato POPIA da África do Sul como exemplo, este artigo detalha algumas das considerações de segurança de dados para organizações em expansão na África.

Qual é o objetivo principal do POPIA?

A África do Sul implementou a Lei de Proteção de Informações Pessoais (POPIA) em 2020, que detalha as condições para os parceiros responsáveis ​​processarem dados (particularmente dados pessoais). Esta nova lei visa proteger o direito individual à privacidade para dar-lhes o controle sobre como seus dados são coletados, registrados, usados ​​e compartilhados. A lei se concentra na proteção de dados relativos à identidade do indivíduo, por exemplo, seu número de identidade, informações de contato, histórico médico ou dados financeiros.

Como esse ato afeta as organizações que estão se expandindo para a África?

A organização que considera contratar um funcionário ou expandir para a África do Sul deve entender como o POPIA pode impactar a maneira como processam os dados das pessoas. A POPIA coloca a responsabilidade sobre os empregadores e os departamentos Jurídico, de TI e de RH dentro de uma organização para garantir que todos os dados pessoais sejam usados ​​e armazenados com segurança. Assim, esses líderes precisam estar comprometidos em tomar as medidas necessárias para permanecer em conformidade com o POPIA.

Se uma organização não aderir ao POPIA, ela se coloca em risco financeiro e legal, podendo ser responsabilizada por danos civis ou multas pesadas (até 10 milhões de rands sul-africanos!). Além disso, pode levar a danos significativos à reputação da empresa, o que pode impactar negativamente a percepção do cliente sobre ela e sua capacidade de atrair talentos na força de trabalho.

Como as organizações garantem a conformidade com a Lei de Proteção de Informações Pessoais?

Garantir o cumprimento do Lei de Proteção de Informações Pessoais pode ser bastante complexo. Dadas as implicações negativas da não conformidade, a tomada de medidas adequadas para garantir a segurança dos dados deve ser priorizada pelas organizações. Aqui estão algumas considerações para organizações ao implementar medidas de proteção de dados na África do Sul.

1. Criar uma política de segurança de dados

Você estabeleceu uma política para lidar com ameaças à proteção de informações pessoais?

O primeiro passo para garantir a conformidade com o POPIA é estabelecer uma política robusta de segurança de TI, englobando quaisquer riscos (físicos e cibernéticos) a vazamentos de dados dentro do sistema.

A segurança física do hardware (por exemplo, laptops, equipamentos e discos rígidos) é uma preocupação séria em todo o continente africano, pois vários fatores sociais e econômicos levam muitos indivíduos ao comportamento criminoso. Assim, uma organização precisa priorizar a proteção física de seus equipamentos, caso esteja expandindo para um país como a África do Sul.

As ameaças à segurança não estão mais apenas no mundo físico, pois as organizações agora também precisam levar em conta as 'ameaças cibernéticas'. As ameaças cibernéticas descrevem um ato malicioso para danificar ou roubar dados das organizações. Dado o mundo 'pós-Covid' e as formas de trabalho cada vez mais remotas, as organizações agora precisam garantir que os dados estejam seguros quando os funcionários estiverem trabalhando em locais remotos. Isso é particularmente relevante se uma organização estiver considerando a expansão para a África do Sul ou a contratação de membros da força de trabalho sul-africana.

Uma política que permita aos indivíduos identificar riscos à segurança de suas informações pessoais no sistema e reportá-los adequadamente é fundamental para garantir a privacidade dos dados. Ao considerar a expansão, é crucial que as organizações se certifiquem de obter as informações, orientações e planos de ação mais precisos para estabelecer a segurança dos dados (por exemplo, instalando firewalls robustos, senhas seguras e software anti-spam). Portanto, torna-se importante estabelecer parcerias com especialistas em legislação local (como leis de proteção de dados), bem como com especialistas em segurança de dados e cibernética nas diferentes localidades.

2. Incentivar a adesão dos funcionários

Seus funcionários estão preparados para garantir a segurança dos dados?

Embora a responsabilidade de implementar as leis de proteção de dados (por exemplo, POPIA) recaia sobre o empregador e os representantes do departamento de RH/TI/jurídico, os funcionários devem perceber o papel que desempenham na manutenção da segurança dos dados e assumir a responsabilidade por esse papel.

A aceitação dos funcionários pode ser uma tarefa difícil, principalmente se exigir que eles se envolvam em tarefas mais manuais (por exemplo, garantir que os arquivos sejam salvos em uma pasta protegida, definir senhas, etc.). A integração de uma força de trabalho global pode tornar isso mais difícil, pois os empregadores precisam levar em consideração diferentes formas de trabalho e nuances culturais em como a segurança é percebida. No entanto, a liderança pode desempenhar um papel integral na mudança dos comportamentos de segurança de dados dos funcionários. Ao criar um entendimento compartilhado da importância da segurança de dados por meio de processos de modelagem de função e aprimorar os funcionários com o conhecimento e as habilidades necessários para informar comportamentos "seguros", os líderes provavelmente verão uma maior adesão dos funcionários. Mais importante, os líderes precisam garantir que esses os comportamentos estão incorporados nas formas de trabalho dos funcionários, em vez de desaparecer após algumas semanas. Talvez os líderes possam enviar dicas de 'melhores práticas' ou novas informações mensalmente e os funcionários possam ser encorajados a participar continuamente de treinamentos de 'atualização'.

3. Elabore um plano sobre como os dados serão processados.

Por que estamos coletando esses dados?

Dado o valor que os dados agora carregam, muitas organizações podem querer adquirir o máximo de dados possível para informar insights sobre seus clientes e subsequentes estratégias de negócios. No entanto, mais nem sempre é melhor, e o aumento de dados leva a um maior risco de vazamento de dados e ameaça à organização.

Ao coletar dados, as organizações precisam ser muito claras sobre quais dados estão sendo processados ​​e para qual finalidade. As leis de proteção de dados, como POPIA, exigem que as organizações coletem apenas dados que tenham um propósito claro e os mantenham apenas pelo tempo que for necessário para a organização. Assim, uma vez que os dados tenham sido processados, eles precisam ser destruídos com segurança para evitar o aumento dos riscos de vazamento de dados.

4. Sempre solicite o consentimento informado.

Os titulares dos dados aprovam a forma como os seus dados serão tratados?

Antes de recolher qualquer tipo de dados pessoais de pessoas singulares (ou titulares dos dados), sejam colaboradores ou clientes de uma organização, é fundamental informá-los (por escrito ou verbalmente) quanto à finalidade da recolha de dados, a quem terá acesso os dados, para que serão usados ​​e como serão mantidos em segurança.

Com base nessas informações, os titulares dos dados precisam ter a chance de fornecer seu consentimento para que seus dados sejam processados. Dado que a África do Sul tem 11 idiomas oficiais, é importante que as organizações garantam que seus sujeitos entendam quais dados estão sendo coletados e por quê. Sem tal entendimento, os titulares dos dados são incapazes de fornecer consentimento informado. Esta é uma oportunidade para as organizações criarem confiança com seus súditos, pois ser honesto e transparente em relação à intenção da coleta de dados e incorporar medidas de segurança dedicadas indica que uma organização valoriza os direitos e a privacidade dos indivíduos. Se uma organização violar essa confiança, isso pode afetar a reputação da organização para clientes e funcionários.

A conformidade com o POPIA parece difícil? Não com a África HR Solutions!

À medida que as organizações procuram se expandir globalmente, a conformidade com as leis africanas de proteção de dados (por exemplo, POPIA na África do Sul) pode parecer uma tarefa impossível. A parceria com um aliado que entende as nuances das leis de proteção de dados nos diferentes países africanos e como elas podem afetar as organizações é essencial para permanecer em conformidade. Um Empregador de Registro confiável com um histórico comprovado, como Soluções de RH na África, é capaz de fornecer recomendações precisas e relevantes para garantir tranquilidade ao configurar uma organização global. Essa parceria não apenas garante a conformidade com as leis de proteção de dados de diferentes países africanos, mas também ajuda você a estabelecer sistemas apropriados para evitar os riscos financeiros e legais que surgem como resultado de violações de dados.

Se você deseja saber mais sobre como a Africa HR Solutions pode ajudá-lo com a expansão da sua organização na África ou em toda a África, certifique-se de contate-nos a qualquer momento!