Qui est responsable de la conformité de la paie lorsque vous utilisez un employeur de référence ?

Imaginez avoir la responsabilité de dépenser environ 25 % du chiffre d'affaires de votre entreprise chaque mois.

Voici à combien s'élèvent en moyenne les coûts de main-d'œuvre pour les entreprises, ce qui gestion de la paie l'une des transactions les plus importantes que les entreprises réalisent périodiquement.

Chaque mois (ou toutes les deux semaines, selon la fréquence de la paie), des sommes considérables sont versées à des dizaines, des centaines, voire des milliers de bénéficiaires. Ces paiements doivent parvenir à temps, sans erreur et après application des déductions, cotisations et avantages sociaux appropriés.

Le long du chemin, Les données confidentielles des employés doivent être traitées.Ces données sont conservées et mises à jour avec soin en vue de l'établissement de relevés et de déclarations périodiques, semestriels ou annuels. Bien entendu, les exigences et la périodicité varient d'un pays à l'autre, ce qui complexifie encore la situation.

Alors, qui est responsable de ce réseau complexe, mais néanmoins lourd, de processus et de résultats internes ?

Ce que l'EOR entreprend

Dans une EOR (employeur officiel) L'organisation, la paie et les responsabilités qui en découlent sont à la charge du fournisseur EOR. Parce que l'EOR est le document légal Employeur Officiel (EOR) Les obligations légales en matière de paie au niveau national incombent à l'administration fiscale plutôt qu'à votre entreprise.

En pratique, cela couvre :

1. Calculer et appliquer correctement les retenues d'impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, les déductions de pension et toutes les taxes légales applicables sur ce marché.
2. Le versement de ces sommes aux autorités compétentes dans les délais fixés par chaque juridiction, lesquels coïncident rarement d'un pays à l'autre.
3. Déposer les déclarations périodiques et émettre les relevés annuels ou bisannuels auxquels les employés ont droit.
4. Conserver les dossiers d'emploi, les bulletins de paie et les historiques de cotisations pendant la période de conservation prescrite par la loi locale.
5. Détenir et traiter les données personnelles des employés de manière licite, notamment en vertu de régimes de protection des données tels que la NDPA du Nigéria, la loi kényane sur la protection des données ou la POPIA d'Afrique du Sud.
6. Absorber les pénalités, les intérêts et les arriérés si l'une des opérations ci-dessus est effectuée incorrectement.

La question des sanctions est celle qui pourrait particulièrement intéresser les employeurs.

Une déduction mal calculée sur un marché où vous n'avez jamais opéré est imputable à l'EOR et ne correspond pas à vos coûts. La responsabilité du paiement incombe entièrement à l'EOR. Portage Salarial.

Où se situe encore votre responsabilité

Le transfert de responsabilité est réel. Cependant, il n'est pas absolu et aucune garantie crédible n'existe. Partenaire EOR vous dira le contraire.

Trois obligations incombent au client.

1. Financement

L'EOR ne peut verser ce qu'elle n'a pas reçu. Un financement tardif entraîne des déclarations tardives, et les conséquences commerciales qui en découlent finissent par vous retomber dessus, que ce soit par le biais du contrat ou de vos relations avec vos collaborateurs.

2. Exactitude des données

Les modifications de salaire, les primes, les licenciements, les nouvelles embauches et les soldes de congés relèvent de votre responsabilité, en tant qu'employeur. Si les instructions sont erronées, traitement de paie est faux. La plupart Fournisseurs EOR et de paie Ils seront indemnisés pour leurs propres erreurs, et non pour les instructions qui leur ont été données.

3. Bonne foi

Un EOR (Entité de Revenu) à qui l'on demande de mettre en place un dispositif qu'il sait non conforme, de requalifier incorrectement un rôle ou de refuser un avantage prévu par la loi est en droit de refuser, et les meilleurs le font. La responsabilité n'est pas transférée à un prestataire ayant reçu l'instruction d'enfreindre les règles.

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Que vérifier avant de se fier au transfert

Lisez attentivement votre contrat avec l'EOR, page par page, en portant une attention particulière à la section relative à l'indemnisation.

Plus précisément, examinez ce qui est couvert, ce qui est exclu et s'il existe un plafond. En effet, un fournisseur qui assume l'entière responsabilité, sans plafond, de ses propres erreurs légales offrira des prestations très différentes de celles d'un fournisseur qui plafonne sa responsabilité.

Demandez comment les données des employés sont sécurisées. La certification ISO 27001 est la référence en la matière, car la paie utilise des ensembles de données très sensibles dont la fuite peut être extrêmement dommageable.

Demandez des preuves de dépôt. Les reçus de versement et les déclarations soumises constituent la seule preuve que l'obligation a bien été remplie.

La réponse rapide

Dans une Accord EOR, le prestataire est responsable de la conformité en matière de paie et assume la responsabilité qui en découle.

Votre responsabilité se limite alors au financement de la paie, à la fourniture de données exactes et au choix d'un prestataire capable d'honorer ses engagements. C'est une charge bien moins lourde que de gérer vous-même la paie dans plusieurs pays africains.