4 défis pour la paie africaine

by Eddie van Zyl | 16 mai 2019 | Externalisation de la paie

Au fur et à mesure qu'une entreprise étend ses opérations à travers le monde, elle doit relever un certain nombre de défis. Chaque nouveau bureau peut présenter un ensemble différent d'opportunités – et un ensemble différent d'exigences législatives. Du point de vue des personnes, une combinaison d'embauches locales ainsi que d'employés expatriés du siège social est essentielle pour assurer la réussite du plan d'expansion.

Cependant, cela entraîne généralement une énorme quantité de paperasse et d'administration, car divers contrats doivent être rédigés, vérifiés et approuvés dans chaque pays d'opération. Une autre complication est la nécessité de respecter les politiques de protection des données telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui, entre autres, a un impact sur la manière dont les informations des employés peuvent être stockées et utilisées.

Heureusement, l'évolution rapide du cloud a non seulement amélioré la manière dont de nombreuses entreprises gèrent leurs opérations quotidiennes, mais a également permis aux entreprises internationales de transcender les frontières géographiques et de centraliser leurs fonctions principales. Le service de paie, par exemple, peut être hébergé au siège social et s'intégrer de manière transparente aux autres bureaux et services de l'entreprise dans le monde entier.

Une solution de paie africaine, qu'elle soit gérée en interne ou confiée à un prestataire unique, représente une avancée considérable pour les entreprises internationales. Il soulage les services paie et RH d'une lourde charge de travail administratif et réduit le nombre de contrats de services à traiter et à gérer.

1. Protection et cryptage des données

En mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur et a changé la façon dont les entreprises du monde entier gèrent leurs données. Bien que le RGPD se concentre principalement sur les données des clients, il s'étend également aux données que les entreprises conservent sur leurs employés. Son mandat est de protéger les informations personnelles des citoyens de l'UE, quel que soit l'endroit où ils se trouvent dans le monde. Ainsi, si votre entreprise emploie des citoyens de l'UE dans son bureau de Nairobi, vos processus de paie doivent désormais être conformes à la législation GDPR, ainsi qu'à la législation kenyane locale.

L’obtention et le maintien de la conformité au RGPD représentent un véritable défi. Nombre de responsables de la paie subissent une pression accrue face à ces nouvelles responsabilités. Collaborer avec un prestataire de paie déjà conforme au RGPD constitue une excellente solution pour alléger la charge de travail et garantir le respect de la loi.

Un fournisseur de paie peut également aider les entreprises à gérer la sécurité de leurs données. Une législation plus stricte en matière de protection des données signifie que les dossiers des employés doivent être conservés beaucoup plus longtemps. Et le cryptage des données doit maintenant répondre à une norme beaucoup plus élevée. Les employeurs n'ont pas à gérer tout cela par eux-mêmes – un fournisseur de logiciels de paie peut aider les entreprises à sécuriser leurs données.

2. Collaboration et libre-service

La technologie cloud permet des systèmes mondiaux de libre-service pour les employés. Ces systèmes de paie adaptés aux mobiles permettent aux employés et aux gestionnaires d'accéder plus facilement aux données de paie et aux données RH de n'importe où et à tout moment. Tout ce dont ils ont besoin, c'est d'un appareil intelligent et d'une connexion Internet.

Les employés peuvent également configurer leur profil dans la langue de leur choix. La personnalisation accrue des services de paie réduira les obstacles à la communication au sein des entreprises internationales. C'est un élément clé pour améliorer la collaboration entre les équipes et les bureaux à travers le monde.

Non seulement chaque employé peut accéder à ses informations de paie et de RH avec plus de clarté, mais les équipes peuvent travailler ensemble sur plusieurs sites et fuseaux horaires. Grâce aux informations en temps réel, vos collègues n'auront pas à rechercher les dernières informations et seront toujours à jour.

3. Externalisation et expansion africaine

À l'époque, une entreprise en expansion devait embaucher des équipes de paie dans le pays et travailler avec des fournisseurs de services locaux pour établir ses nouveaux bureaux. Les départements RH et les équipes d'approvisionnement ont été débordés alors qu'ils étaient aux prises avec des besoins complexes en matière de paie et de recrutement dans des pays étrangers. Ils devaient faire face à une énorme quantité de travail administratif, gérer des tonnes de contrats et de paperasse.

La puissance des technologies cloud a rendu les choses beaucoup plus faciles pour les professionnels des RH et de la paie. Un logiciel de paie basé sur le cloud, par exemple, signifie que votre entreprise peut désormais gérer sa paie africaine à partir d'une seule base. Il n'est pas nécessaire d'établir des équipes de paie dans le pays ou de gérer des contrats avec différents prestataires de services dans plusieurs bureaux.

Comme avantage supplémentaire, l'externalisation de certains processus à un fournisseur de paie spécialisé garantit une conformité à 100 %. Leur expertise en gouvernance multicouche offre un niveau de surveillance législative et de connaissances qui soutiendra la croissance de votre entreprise. Avec une équipe de professionnels de la paie toujours présents à vos côtés, votre entreprise peut se développer rapidement et efficacement.

Cela ne rend en aucun cas votre service de paie redondant. En fait, en externalisant votre paie, votre équipe interne aura moins de travail administratif et plus de temps pour se concentrer sur un travail stratégique à valeur ajoutée.

4. Le gestionnaire de paie new-age

Alors que l'ère numérique transforme le paysage de la paie, le rôle du gestionnaire de la paie évolue également. Les professionnels de la paie doivent améliorer leur agilité au travail, rester curieux et adopter de nouvelles technologies adaptées aux besoins de leur entreprise. L'industrie dans son ensemble évolue rapidement et les solutions mondiales de paie permettent aux entreprises d'en faire plus dans un délai beaucoup plus rapide.

Compte tenu de la complexité de la mise en œuvre et de la gestion d'une paie multinationale, les administrateurs d'aujourd'hui doivent être activés. Leur travail les oblige maintenant à analyser les informations, à identifier les tendances et les modèles et à faire des recommandations d'amélioration. Heureusement, l'accès à l'information et l'assistance administrative automatisée se multiplient. Ainsi, les responsables de la paie n'ont plus besoin de consacrer la majeure partie de leur temps aux tâches de saisie de données et peuvent se concentrer sur les tâches critiques pour l'entreprise.

Pour y parvenir, les équipes de paie doivent sortir de leur zone de confort, travailler en étroite collaboration avec les autres départements et investir dans l'innovation numérique. Si la paie fonctionne en silo ou ignore les nouvelles technologies, cela aura un impact négatif sur la position concurrentielle de votre entreprise sur le marché.

Les entreprises internationales ont besoin des compétences, des connaissances et de l'attitude adéquates pour se développer avec succès sur de nouveaux marchés. La clé pour cela est d'adopter la bonne technologie et de travailler avec un fournisseur de paie qui peut fournir un support basé sur les données. La masse salariale en Afrique ne doit pas être un défi, mais plutôt un catalyseur de réussite commerciale plus grande et meilleure.

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