4 choses que vous ne saviez pas qui vont changer votre façon de voir l'intégration et la désintégration

The Next Normal: The Changing Workplace in Africa, un rapport de 2022 de l'Organisation internationale du travail (OIT) identifie 10 tendances majeures dans les entreprises africaines provoquées par la pandémie de COVID-19. L'une de ces tendances marquantes est que trois entreprises sur dix en Afrique (en particulier dans le domaine des TIC) recrutent désormais de nouveaux groupes de travailleurs qu'elles n'avaient pas envisagés auparavant, comme les travailleurs entièrement à distance. 

Cette évolution majeure, en plus de rendre le marché de l'emploi encore plus concurrentiel, entre entreprises locales et internationales, pose des questions sur les fonctions centrales des RH. Pourquoi l'onboarding et l'offboarding sont importants en Afrique? En tant que toutes premières et dernières étapes du parcours professionnel d'un travailleur, l'importance stratégique de ces processus a souvent été négligée. Ils pourraient cependant s'avérer donner à votre entreprise un avantage concurrentiel distinct, avec l'intégration comme première étape pour retenir les talents et l'offboarding comme moyen de renforcer votre politique et de vous séparer sur une note positive et conforme à la loi. Afin de tirer le meilleur parti de ces étapes, vous pouvez choisir de les regarder sous un nouveau jour.

Les exigences légales du processus d'intégration

L'embauche d'un salarié en Afrique implique le respect des obligations légales. Selon le pays d'activité, l'employeur peut être tenu d'enregistrer ses employés auprès de différents organismes. À Maurice, par exemple, l'employeur doit inscrire le salarié auprès du Fonds national de pension (sauf pour les personnes âgées). Il dispose également de 14 jours pour l'inscrire auprès de l'Autorité fiscale mauricienne, car une partie de l'impôt sur le revenu est prélevée à la source chaque mois. 

Alors qu'à Maurice, ce principe s'applique à tous les travailleurs, il fonctionne différemment en Afrique du Sud, où un employeur dispose de 21 jours pour enregistrer les employés, sauf pour ceux qui ne sont pas éligibles à l'impôt sur le revenu (travailleurs de tout âge gagnant moins de R23 800/an , et les personnes âgées de 65 ans et plus, gagnant jusqu'à 34 500 rands/an).

Le non-respect de ces lois strictes sur les revenus peut coûter aux entreprises de lourdes amendes (et pire que tout, évitables). C'est pourquoi Africa HR, en tant que Employeur Officiel (EOR), est là pour assumer cette lourde responsabilité. En tant qu'employeur légal de votre main-d'œuvre dans un pays choisi, nous assumons la responsabilité de la conformité légale et vous donnons amplement d'espace pour vous concentrer sur vos activités commerciales principales.

L'importance d'une expérience d'intégration sur mesure

Considérez-le comme votre forfait de « bienvenue ». L'intégration d'un nouvel employé est passée du remplissage d'un formulaire et de l'enregistrement des informations d'identification au tout premier coup de feu pour une communication efficace entre l'employeur et l'employé. En fait, Business Africa Online a parfaitement résumé les ramifications internes de l'intégration comme "la transition d'une nouvelle recrue à un membre de l'équipe". 

C'est en effet l'occasion rêvée de leur présenter les ressources nécessaires pour s'adapter à la culture de votre entreprise, tout en établissant de bons canaux de communication. Il est également efficace, dès le départ, de clarifier les attentes afin que votre nouveau membre de l'équipe se sente correctement équipé pour donner le meilleur d'eux-mêmes. 

En tant qu' Employeur Officiel (EOR), Africa HR saisit cette occasion en or pour démarrer la relation de travail du bon pied. Notre équipe de professionnels diplômés a mis en place divers protocoles d'intégration pour aider les nouvelles recrues à se sentir les bienvenues et à faciliter leur entrée dans l'équipe. Comme nos experts fournissent une assistance sur place aux travailleurs qui ont besoin de se repérer, vous ne serez pas dérangé par cette tâche chronophage et pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Digitaliser les RH pour une expérience fluide, de l'intégration à la sortie

Plus qu’un outil permettant de gagner du temps, la digitalisation des fonctions RH via des logiciels de paie et des plateformes de libre-service pour les employés est une méthode infaillible de tenue de dossiers, et également le meilleur moyen de donner à vos employés un sentiment d’autonomie, car leurs demandes sont traitées rapidement.

D'une part, les outils de paie basés sur le cloud éliminent les erreurs et permettent un accès rapide aux fiches de paie et aux autres fonctionnalités de gestion des remboursements d'avantages sociaux. D'autre part, les plateformes de libre-service pour les employés permettront aux nouveaux employés de remplir les informations requises et de se familiariser eux-mêmes avec leurs avantages et les autres ressources à leur disposition, laissant les professionnels des RH se concentrer sur les requêtes complexes.

Ces plates-formes facilitent également la révocation de l'accès d'un employé à des informations sensibles, viennent à l'heure du départ et rendent les audits de données pour examiner le stockage et le traitement des données appartenant à d'anciens employés faciles, conformes et efficaces. Ils peuvent même vous offrir la possibilité de mener une enquête lors de la délocalisation, ce qui vous offre la possibilité de mieux comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au sein de l'entreprise.

Africa HR utilise des décennies d'expérience dans l'externalisation RH pour tirer le meilleur parti de ces outils pour faire croître votre entreprise, notamment grâce à SAGE, notre plateforme de paie basée sur le cloud qui facilite également l'analyse. 

Offboarding comme liste de contrôle pratique

Cette étape souvent redoutée ne doit pas toujours venir avec anticipation. L'intégration, dans une certaine mesure, est une étape naturelle du parcours professionnel et peut souvent être productive. Afin de tirer le meilleur parti de cette étape pour les deux parties, nous, chez Africa HR, respectons ces 4 règles d'or qui postulent qu'un licenciement doit :

1. Respecter les conditions du contrat de travail

Ce qui élimine les actions en justice et les litiges inutiles et rend les deux parties plus heureuses. Choisir nos services en tant que Employeur Officiel (EOR) garantit également que vous bénéficiez dès le départ du contrat de travail le plus avantageux, rédigé par des experts, équitable pour les deux parties, minimisant ainsi davantage les litiges intempestifs.

2. Respecter la loi en étant juste

De nombreux pays africains ont en commun le principe d'un licenciement équitable. Alors qu'un employé doit démissionner conformément aux termes de son contrat, un employeur est tenu à des normes plus élevées. À Maurice, par exemple, la loi sur les droits des travailleurs stipule que, s'il ne s'agit pas d'une faute grave ou d'un mauvais rendement, le licenciement d'un employé doit toujours être compensé par trois mois de salaire par année de service. Le droit d'un travailleur à une procédure équitable protège également davantage ses droits à l'indemnisation. En effet, pour qu'un employeur puisse licencier légalement un salarié pour faute, le travailleur doit être formellement averti et ensuite avoir le droit de se défendre lors d'une audience disciplinaire (et d'être représenté par un avocat s'il le souhaite). Le non-respect de cette procédure entraînera inévitablement le versement par l'employeur d'une indemnité de départ au salarié, quelle que soit la nature de la faute.

Une procédure de résiliation propre respecte donc différentes étapes selon les lois du pays où elle se déroule.

3. Respecter la vie privée de l'ancien employé en gérant ses données personnelles conformément aux lois sur la protection des données

Lorsque l'employé part, il en va de même pour les données qui ne servent plus à rien. Alors qu'un audit interne des données de l'employé qui se sépare est toujours essentiel, qu'advient-il de la tradition d'envoyer ses références à son nouveau lieu de travail ? Le Nigéria a choisi de répondre à cette question dans le Règlement nigérian sur la protection des données. Une lettre de recommandation ne peut donc être partagée que sous 5 conditions : avec l'accord du salarié, si elle est nécessaire à son nouveau contrat, si elle est légalement obligatoire, si elle protège la vie du salarié, ou s'il s'agit d'une question d'intérêt public intérêt. 

4. Protéger l'intégrité et les secrets de l'entreprise en suspendant tous les points d'accès pertinents

Ce point essentiel vise à protéger vos secrets commerciaux et vos informations confidentielles après le départ d'un membre de l'équipe. Un audit de leur accès aux informations sensibles ou confidentielles est donc essentiel afin de révoquer tous les accès et autorisations nécessaires, afin de maintenir la sécurité de votre environnement professionnel. 

Comment Africa HR Solutions peut aider votre entreprise

En étant votre Employeur Officiel (EOR), Africa HR devient l'employeur légal de votre main-d'œuvre et assume l'entière responsabilité légale de la mise en conformité de vos employés, et tout manquement à ces lois et réglementations sera entièrement géré par l'employeur officiel.  

Bien que les implications de l’intégration et du départ soient aussi complexes que complexes, elles représentent une mine d’informations pour votre organisation et constituent les éléments constitutifs de votre réputation d’entité conforme. 

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