5 erreurs de conformité d'entreprise les plus courantes

En tant qu'employeur ou propriétaire d'entreprise, négliger votre conformité de l'entreprise est une grosse erreur. La réputation et la rentabilité de votre entreprise sont menacées si votre entreprise est poursuivie pour non-conformité. Quelle que soit la taille de votre entreprise, gardez à l’esprit que la plupart des lois et réglementations en matière de conformité en vigueur concernent toutes les entreprises.

Définition de la conformité des entreprises et des entreprises

Selon Répertoire des entreprises, la conformité des entreprises et des entreprises signifie :

« La certification ou la confirmation que l’auteur d’une action (tel que le rédacteur d’un rapport d’audit), ou le fabricant ou le fournisseur d’un produit, satisfait aux exigences des pratiques acceptées, de la législation, des règles et réglementations prescrites, des normes spécifiées ou des termes d’un contrat. »

Bien que la définition paraisse simple, rester conforme n'est pas toujours chose aisée. Voici les 5 problèmes de conformité les plus courants en entreprise.

Top 5 des problèmes de conformité d'entreprise les plus courants

1. Ne pas se tenir au courant

L’une des erreurs les plus courantes commises par les chefs d’entreprise est de ne pas se tenir au courant des nombreuses réglementations et décisions qui régissent l’organisation. Au fil des ans, le nombre de lois sur l’emploi a considérablement augmenté et de nombreuses lois existantes ont été mises à jour.

Voici une liste des politiques les plus courantes avec lesquelles vous devriez toujours vous tenir au courant :

• Politiques sur les congés de maladie
• Lois sur la confidentialité des employés
• Réglementations en matière d'embauche, telles que les règles «bannir la boîte»
• Lois sur la sécurité et la santé au travail
• Lois sur les jours de paie, telles que les règles de paie finales et les règles de retenue sur la paie
• Exigences en matière de tenue de registres
• Lois sur la rémunération des heures supplémentaires
• Lois anti-discrimination et anti-harcèlement
• Lois locales, étatiques et fédérales sur les congés familiaux

2. Mauvaise classification des employés

Un employé doit-il être payé au salaire ou à l'heure ? C'est de loin le dilemme de classification le plus courant auquel les entreprises sont confrontées. Le ministère du Travail a des règles et des directives très précises pour aider toute entreprise à déterminer si un employé doit être déclaré exempté (heures supplémentaires non payées) ou non exempté (heures supplémentaires payées).

Selon l'emplacement de votre entreprise dans le monde, il est conseillé de vérifier auprès de l'autorité compétente comment classer correctement vos employés. Cette étape est essentielle, car les modalités de suivi des présences, des tâches et de la rémunération varient selon le statut de l'employé.

3. Contourner les règles de sécurité

Comme mentionné précédemment, de nombreuses petites entreprises ne se rendent peut-être pas compte que la plupart des réglementations et des mesures de sécurité s'appliquent aux entreprises de toutes tailles. Il est essentiel que vous examiniez les Sécurité et santé au travail Association de votre région pour vous assurer que votre environnement d'affaires est sans risque.

Il est primordial de communiquer les règles de sécurité : votre personnel doit être informé de toutes les réglementations et mesures/pratiques de sécurité relatives à son travail. Ces règles peuvent être communiquées oralement et par écrit, et nécessitent souvent la signature d'un accusé de réception.

4. Manipulation incorrecte des documents d'embauche

Bien que cela puisse paraître simple, remplir correctement les documents requis est souvent négligé. Dans de nombreux cas, les employés omettent de fournir les pièces justificatives demandées, principalement parce que beaucoup d'employeurs ne les informent pas des documents acceptables ou requis.

La meilleure façon d'éviter cela est de fournir à vos nouvelles recrues une liste de tous les documents acceptables et des délais pour remplir correctement tous les documents.

5. Ne pas suivre une croissance rapide

Une croissance rapide est souvent considérée comme une bénédiction pour de nombreuses entreprises. Pourtant, cela peut se transformer en un cauchemar de conformité si vous ne suivez pas correctement. Gardez toujours à l'esprit que plus vous avez d'employés à bord, plus l'exposition à la conformité est grande.

Malheureusement, un exemple courant d'entreprises en forte croissance qui tentent de contourner les lois de conformité se produit lorsqu'elles atteignent le seuil de 50 employés. Certains employeurs sont tentés de requalifier certains employés en tant que travailleurs indépendants afin d'éviter les coûts liés à la mise en conformité avec la réglementation. Loi sur les soins abordablesLes risques d'être pris et poursuivi en justice ne valent tout simplement pas la peine, surtout si l'on considère que les sanctions encourues pourraient gravement nuire à la réputation, aux finances et à la capacité d'une entreprise à embaucher de nouveaux employés.

Conformité d'entreprise - Réflexions finales

N’attendez jamais que votre entreprise soit confrontée à des problèmes juridiques pour mettre en place un programme de conformité d’entreprise approprié. L’élément clé ici est de toujours se tenir au courant des lois et des réglementations en constante évolution. Respectez les règles, révisez vos politiques et assurez-vous toujours d’avoir la structure et les documents appropriés à portée de main. Les lois et réglementations diffèrent d’un pays à l’autre, mais ce n’est pas une excuse pour limiter votre expansion à travers le monde.

---

Vous vous développez en Afrique ?

If you are looking for a Portage Salarial (PEO) qui garantira la conformité totale de votre entreprise sur le continent africain, Africa HR Solutions peut vous aider. Nous couvrons plus de 48 pays d'Afrique et protégeons votre entreprise contre tous les problèmes de conformité.

Contactez-Nous