Comment fonctionne la paie ?

by Eddie van Zyl | 11 fév 2020 | Externalisation de la paie

Le traitement de la paie est l'une des tâches les plus importantes, mais aussi les plus chronophages et frustrantes, auxquelles les entreprises sont confrontées. Chaque nouvelle loi fiscale peut entraîner des changements majeurs dans ce processus, surtout si vous en assumez l'entière responsabilité.

Assurer une paie précise et ponctuelle nécessite une attention aux détails et une tenue de registres minutieuse, et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises s'appuient sur un partenaire RH et paie qui a l'expérience nécessaire pour gérer des réglementations complexes.

Si vous vous demandez à quoi ressemble le processus, voici un aperçu. Et si vous supportez encore seul le poids du processus de paie, nous expliquerons pourquoi trouver le bon partenaire peut vous aider à libérer votre journée, à éviter des amendes coûteuses et à augmenter la productivité de votre entreprise.

Traitement de la paie en 6 étapes

1. Recueillir les informations sur les employés

Si votre entreprise est basée aux États-Unis, les responsables des ressources humaines commenceront par recueillir tout ou partie des informations suivantes sur les employés :

W-4
Certificats de retenue d'État applicables (de nombreux États exigent un formulaire en plus du W-4 fédéral)
W-9 (si vous engagez des entrepreneurs indépendants)
formulaire I-9
Demande d'emploi complète
Informations bancaires (si le dépôt direct est une option)
Documents de régime de retraite

2. Suivi du temps de travail des employés

Les employés sont ensuite informés de leur calendrier de paie et de la façon dont l'entreprise s'attend à ce que les heures de travail soient enregistrées. En règle générale, la plupart des employeurs choisissent de payer les employés toutes les quatre semaines.

3. Approbations relatives à la paie

À la fin de la période de paie, l'administrateur de la paie vérifie les heures travaillées et obtient l'approbation du paiement, y compris tout revenu supplémentaire provenant des primes ou des heures supplémentaires.

4. Impôts et retenues à la source

Le salaire net est calculé sur la base des revenus bruts moins le montant total des déductions et retenues (impôts fédéraux, étatiques et locaux, cotisations de retraite, assurance médicale, déductions supplémentaires telles que la pension alimentaire pour enfants, etc.). Lorsque les administrateurs calculent les salaires, ils doivent savoir quelles déductions appliquer avant ou après l'évaluation des impôts. Pour plus d'informations sur les retenues à la source, l'IRS propose ce guide fiscal complet.

5. Soumission des paiements

Les chèques de paie sont remis aux employés et les montants retenus sont soumis à l'entité appropriée. Les employeurs sont responsables d'une partie des charges sociales. Le calcul et la soumission aux autorités fiscales à temps évitent de lourdes amendes et pénalités.

6. Enregistrement et déclaration de la paie

Les rapports de paie fédéraux et étatiques sont générés et envoyés aussi souvent que trimestriellement. Les services de paie sont responsables d'un grand nombre de données et de documents, dont la plupart sont de nature sensible. Il peut être difficile de développer un système de classement adéquat où toutes ces données et informations sur les employés peuvent être conservées et consultées chaque fois que nécessaire.

Pourquoi les entreprises adoptent la technologie pour gérer la paie

La paie est une fonction essentielle mais complexe d'une entreprise. En raison des réglementations strictes en matière de conformité et du risque de poursuites judiciaires des employés, la plupart des entreprises utilisent une technologie de paie qui réduit le risque d'erreurs, garantit la conformité et fait gagner du temps. Les sociétés de logiciels de paie proposent des solutions qui gèrent de nombreux détails administratifs fastidieux de la paie et rationalisent le processus de déclaration fiscale toujours plus compliqué afin que les entreprises puissent se concentrer sur la réalisation de leurs objectifs.

Les entreprises qui ne profitent pas des avantages de la technologie moderne parce que « c'est comme ça que nous avons toujours fait » sont très désavantagées. Les adopteurs tardifs risquent de prendre tellement de retard qu'il sera difficile de rattraper la concurrence.

Comment savoir si vous avez besoin d'externaliser ou d'automatiser votre traitement de la paie

En matière de gestion de la paie, les avantages sont minimes si elle est bien gérée, et les inconvénients majeurs en cas d'erreur. Vos employés, ainsi que les administrations fiscales fédérales et locales, s'attendent à être payés correctement et à temps, et tout retard entraîne des conséquences. Face à une multitude de réglementations à respecter, rester en conformité n'est pas une mince affaire. Si vous rencontrez des difficultés avec les points ci-dessous, il est temps d'envisager une solution.

Des réglementations et des lois fiscales sur la paie en constante évolution
Nouvelles exigences étatiques et locales en matière d'avantages sociaux des employés et de déclaration des salaires et des heures de travail
Il faut plus de temps pour répondre aux questions et préoccupations des employés.
Expérience d'intégration inefficace
Erreurs dues aux calculs et saisies manuelles
Délais manqués
Difficulté à accéder à des informations spécifiques lorsqu'elles sont nécessaires
Options de rapport limitées
Des données qui ne sont ni unifiées ni intégrées
Technologie existante obsolète
Système ou processus actuel qui ne permet pas de soutenir la croissance de l'entreprise
Faible implication des employés
Aucun accès proposé via les appareils mobiles
Les données ne sont pas sécurisées

Un partenariat avec un fournisseur de ressources humaines et de paie vous donne la liberté de passer plus de temps à vous concentrer sur votre entreprise. Le service à la clientèle est important dans chaque industrie et ce n'est pas différent dans le domaine du traitement de la paie. Vous aurez l'esprit tranquille en travaillant avec une entreprise qui offre un accès instantané à une assistance experte lorsque vous en avez besoin.

Pensez à quel point ce serait plus facile si votre système de paie pouvait :

Automatiser les demandes de congés payés et de congés maladie des employés
Personnalisez les fichiers et détaillez les écritures comptables qui s'importent directement dans votre système comptable.
Effectuer les paiements de manière systématique, précise et ponctuelle

Une fois la paie automatisée, de nombreux fournisseurs proposent des solutions évolutives pour accompagner la croissance de votre entreprise. Vous pouvez ajouter des intégrations qui simplifient et centralisent toutes vos activités RH dans une solution cloud unique. Lorsque vous serez prêt, l'extension de votre système vous permettra de :

Optimisez votre processus de recrutement et intégrez facilement vos employés.
Consultez votre base de données d'anciens candidats pour vous aider à pourvoir les postes actuels.
Gérez les informations des employés en un seul endroit.
Utilisez des outils de reporting performants pour favoriser la croissance de votre entreprise.

La technologie a transformé notre façon de vivre et de faire des affaires. L'automatisation de votre système de traitement de la paie rationalise les tâches et améliore l'efficacité, ce qui se traduit par un temps et de l'argent précieux que vous pourrez appliquer ailleurs.

Il est essentiel de sélectionner le bon fournisseur de ressources humaines et de paie

La technologie des RH et de la paie à elle seule ne suffit pas, car la technologie seule ne parvient pas à relever vos défis. Pour atteindre vos objectifs actuels et futurs, vous avez besoin de technologie et d'expertise.

Comment Africa HR Solutions peut-il aider votre entreprise ?

Si vous manipulez masse salariale sur le continent africainIl y a de fortes chances que vous rencontriez des difficultés. Avec une législation du travail en constante évolution sur le continent, la difficulté à trouver des documents en ligne et des exigences variables selon les pays, la gestion de la paie en Afrique peut rapidement devenir complexe.

Africa HR Solutions propose une gamme de services commerciaux fiables qui peuvent aider votre organisation à démarrer en toute simplicité :