Changer de fournisseur de paie : un guide détaillé

Que ce soit à cause d'erreurs fréquentes, de conflits malheureux ou d'un système de paie désuet, changer fournisseurs de paie est souvent une démarche chargée d'appréhension, même lorsque l'on est convaincu que le changement est pour le mieux. Comme vous le savez peut-être maintenant, rien de ce qui est lié à la paie n'est jamais direct ou simple. Ainsi, bien qu'il n'y ait rien à craindre lorsqu'il s'agit de changer de partenaire de paie, il y a beaucoup à préparer - c'est ce que nous allons vous aider dans cet article.

Passez en revue votre contrat de fournisseur de paie

Avant de faire des annonces ou de prendre des décisions, vous devrez examiner l'accord entre vous et votre fournisseur de paie actuel. Quelques sociétés de paie nécessitent une période de préavis - généralement une période de 30 jours, tandis que d'autres peuvent vous obliger à payer des frais d'annulation si vous passez à un autre fournisseur au milieu de l'année ou à un autre moment "inopportun". Ces types de clauses façonneront sûrement votre décision et valent la peine d'y consacrer du temps.

Tenez compte de votre calendrier

Maintenant, cela peut être le choix le plus important que vous aurez à faire en dehors du choix d'un nouveau fournisseur de paie. Choisir quand commencer la transition vers un nouveau système de paie est important non seulement en raison des frais d'annulation potentiels, mais aussi en raison des déclarations de revenus et d'autres tâches de paie urgentes.

1. Nouvel An

Généralement considérée comme la période la plus facile pour effectuer un tel changement, la nouvelle année s'accompagne de très peu de bagages tels que les données cumulées de l'année (c'est-à-dire vos données de paie du début de l'année jusqu'au jour où la transition commence) . De cette façon, vous ne perturberez aucun cycle de déclaration de revenus et votre nouveau fournisseur de paie pourra repartir à neuf, même si cela ne signifie pas qu'il n'aura pas besoin de données historiques. Ils le feront, mais c'est simplement que ces données ne seront pas nécessaires pour produire les déclarations de revenus actuelles.

Avantages d'un début d'année :

• Transition plus facile
• Rarement des frais supplémentaires/d'annulation pour cette période

Inconvénients d'un début de nouvelle année :

• Il peut être nécessaire d'attendre longtemps avant de changer de fournisseur
• Le Nouvel An est généralement une période chargée pour les entreprises

2. Début du nouveau trimestre

Étant donné que de nombreux impôts sont déposés et versés chaque trimestre (bien que cela dépende également du pays dans lequel vous vous trouvez), les entreprises choisissent souvent de faire le changement au début d'un nouveau trimestre. Cela peut potentiellement aider les entreprises à limiter la situation délicate consistant à diviser trop de tâches entre leurs anciens et nouveaux fournisseurs de paie, car de nombreuses tâches liées à la fiscalité auront déjà été effectuées d'ici là.

Avantages d'un nouveau début de trimestre :

• Généralement pas de conflits entre les fournisseurs de paie en termes de déclarations de revenus

Inconvénients d'un nouveau début de trimestre :

• Il peut être nécessaire d'attendre longtemps avant de changer de fournisseur

3. Milieu d'année/Milieu de trimestre

Bien qu'il soit tout à fait possible de changer de prestataire de paie à tout moment, ce changement en cours d'année ou de trimestre est généralement réservé aux entreprises qui ont un besoin urgent de modifier leur système de paie. Pour celles qui ne sont pas confrontées à une telle urgence, les frais de résiliation, la gestion de la transition et le partage des tâches entre prestataires représentent un coût trop important pour justifier le passage à un nouveau partenaire. Si les démarches liées au changement de prestataire et à la gestion de la transition vous semblent complexes, c'est probablement parce qu'elles le sont. Gérer une telle transition est loin d'être simple et votre équipe en ressentira sans doute la charge de travail, s'efforçant de gérer les changements induits.

Avantages d'un démarrage en milieu d'année/mi-trimestre :

• Pas besoin d'attendre longtemps pour passer à un nouveau système de paie

Inconvénients d'un démarrage en milieu d'année/mi-trimestre :

• Peut devoir payer des frais d'annulation
• La gestion de la transition aura un impact sur la charge de travail
• Peut avoir besoin de répartir les tâches entre 2 fournisseurs tout en payant les deux pendant la période de transition

Africa HR Solutions est conscient de la lourdeur de la gestion de la transition - c'est pourquoi nous portons ce fardeau pour vous. Inutile de coordonner vous-même les efforts ou d'assurer la liaison avec vos fournisseurs dans les deux sens. Vous n'avez qu'à vous concentrer sur votre cœur de métier, pendant que nous nous occupons du changement pour vous. En savoir plus sur notre solutions de paie intégrées.

Parlez à votre fournisseur de paie actuel

Une fois que vous avez pris en compte les échéanciers et les contrats, il est temps de parler à votre futur ancien fournisseur de paie et de discuter des conditions pratiques de votre contrat. Vous saurez alors quelles responsabilités exactes votre ancien fournisseur assumera et pourrez gérer en conséquence. C'est d'ailleurs l'occasion de communiquer avec votre ancien prestataire de paie pour que la transition se passe le mieux possible.

Fixez une date cible et informez vos employés

Après avoir discuté avec votre fournisseur, vous pourrez fixer une date cible pour le nouveau système/la nouvelle collaboration et la communiquer à vos employés. Ainsi, ces derniers pourront prendre des précautions, comme imprimer leurs anciens bulletins de paie. De plus, en cas de problème avec le nouveau système de paie, ils pourront en comprendre la cause et le signaler plus facilement.

Parlez à votre nouveau fournisseur

Qu'appréciiez-vous chez votre ancien prestataire de paie ? Qu'est-ce que vous ne souhaitez plus voir en matière de systèmes de paie ou de partenariats ? Vos besoins ont-ils évolué depuis votre première collaboration avec votre ancien prestataire ? Pourquoi changez-vous de prestataire ? Répondre à ces questions vous permettra d'établir une meilleure relation avec votre nouveau prestataire et de définir clairement vos attentes. En effet, un nouveau prestataire ne peut résoudre des problèmes dont il n'a pas connaissance, et la réussite d'une nouvelle collaboration repose en partie sur une bonne communication, comme vous l'avez sans doute déjà constaté. Par ailleurs, c'est le moment idéal pour vérifier que votre nouveau prestataire répond bien à vos attentes et exigences concernant le nouveau système : par exemple, sa capacité à intégrer votre système de paie et à proposer des fonctionnalités modernes telles que l'automatisation.

Transférer les anciennes données

Même avec une nouvelle date de début d'année, vous devrez toujours transférer les données historiques vers votre nouveau système de paie. Le transfert de données fait partie des tâches dont vous aurez déjà discuté avec vos fournisseurs de paie à ce stade, mais c'est généralement à ce stade que le transfert de données a lieu.

Passer à un nouveau fournisseur de paie

Les attentes sont définies, les données ont été transférées et les employés ont été avertis - il ne reste plus qu'à commencer le changement soigneusement planifié. Pendant ce temps, vous constaterez peut-être que votre nouveau fournisseur vous demandera encore plus de données historiques ou même l'accès à votre ancien système de paie. Ceci est normal car un fournisseur de paie a besoin de beaucoup de données pour effectuer des calculs et assurer la conformité avec la législation locale.

Faire une paie en parallèle

Bien que ce ne soit pas quelque chose dont vous serez personnellement responsable, vous remarquerez qu'après la mise en place du nouveau système de paie, votre nouveau fournisseur de paie exécutera ce que l'on appelle une « paie parallèle ». Cela signifie simplement que le nouveau système fonctionnera parallèlement à l'ancien (d'où le terme « parallèle ») pour voir s'ils produisent les mêmes résultats. En règle générale, ce type de paie de test utilisera d'anciennes données exportées du système de paie précédent. Cela aidera votre fournisseur de paie à repérer les erreurs ou les incohérences avant de traiter son premier cycle de paie.