5 raisons pour lesquelles la paie décentralisée vous coûte plus cher que vous ne le pensez

Naviguer dans le climat (presque) post-pandémique pose un certain nombre de défis à toutes les entreprises, le plus important étant de maintenir vos finances à flot sans avoir à réduire vos effectifs. En fait, selon John Schwarz, membre de Forbes Councils, cela pourrait être la pire façon de gérer une récession, car, en plus de conduire vos employés restants au bord de l'épuisement professionnel, cela apporte également le défi supplémentaire d'une main-d'œuvre non formée.

Que faire alors pour les entreprises mondiales qui ont besoin de conserver chaque once de talent qu'elles ont aidé à développer et à former, tout en trouvant des moyens d'optimiser les ressources ? Une première étape solide consiste à centraliser votre paie. Même si vous pouvez prétendre que la décentralisation de votre paie est moins coûteuse et vous laisse une certaine marge de manœuvre, cela vous coûtera plus cher que vous ne le pensez. Voici comment :

1. Maintenir le contact avec différents interlocuteurs coûtera un temps précieux à votre personnel.

Bien que vous souhaitiez peut-être alléger la charge de travail de votre personnel pour gagner en efficacité et choisir l'option plus abordable de différentes organisations de paie pour desservir chaque pays, c'est là que la paie décentralisée se retourne contre vous.

Avec différents fournisseurs de services, le personnel interne a besoin de communiquer avec chaque fournisseur de chaque pays, de mettre en œuvre les processus de suivi nécessaires et de consacrer du temps à ces interactions, ce qui leur coûte beaucoup de temps et d'énergie et, à son tour, vous coûte de l'argent.

2. La gestion interne de la paie vous coûtera soit par un sureffectif, soit par des investissements informatiques.

Si votre modèle idéal de paie décentralisée consiste à créer un service interne dans chacune des filiales pays de votre entreprise, le caractère pivot de cette fonction nécessite l'embauche de salariés, ainsi qu'un personnel de remplacement pour assurer les tâches essentielles en cas d'absence du salarié principal, ce qui inévitablement entraîne un sureffectif.

Bien sûr, pour remédier à ce problème de consommation de ressources, de nombreuses plateformes numériques rendent la paie plus facile et plus facilement accessible si quelqu'un est hors site. Cependant, ces technologies ont un prix élevé qui dépasse souvent le budget d'une petite entreprise, avec le coût supplémentaire de la formation de chaque employé à l'utilisation du logiciel.

3. Le coût du non-respect des règles se traduit par des amendes.

Le risque de conformité est multiplié pour toute entreprise mondiale. Non seulement vous devez respecter les lois de chaque pays, mais vous devez également être en mesure de suivre les modifications et réformes nouvelles et changeantes. En Afrique du Sud, par exemple, la loi sur l'impôt sur le revenu a exempté les émoluments pour longs états de service (inférieurs à 5000 2022 rands) de la définition de « revenu brut » selon la Gazette du gouvernement sud-africain de janvier XNUMX. Que cela implique de nouveaux délais pour les frais ou de nouveaux normes de déclaration ou d'enregistrement, le défaut d'adaptation de vos processus sera sanctionné par des amendes.

À l’inverse, embaucher du personnel adéquat dans chaque pays pour gérer cette tâche vous coûtera beaucoup plus cher (avec l’inconvénient supplémentaire d’une communication approfondie en raison des différents contacts dans chaque entité) que embaucher un prestataire de services de paie dédié.

4. La fraude à la paie vous coûtera du temps et de l'argent.

La partialité et l'intérêt personnel sont les risques majeurs de la délégation de la paie aux caisses locales, par rapport à la centralisation du traitement de la paie auprès d'un organisme professionnel indépendant. En tant qu'entreprise mondiale, vous ne pourrez pas surveiller d'aussi près la politique du bureau, ce qui est précisément le but de la délégation de tâches.

Cependant, dans le cas malheureux de gestionnaires de paie frauduleux générant plus de salaires que vous n'avez réellement d'employés inscrits dans une succursale spécifique, à de véritables erreurs consistant à exclure d'anciens employés du système, ou même à des gestionnaires permettant aux employés de remplir leurs heures ou de gonfler délibérément leurs feuilles de temps, votre entreprise supportera les coûts.

L’indépendance d’un prestataire de services de paie unifié est un outil inestimable dans la conduite de la fonction clé qu’est la paie. En effet, au-delà du règlement des paiements, vous souhaitez que votre société de gestion de paie proposer des évaluations objectives de la productivité par rapport aux dépenses, détecter rapidement toute anomalie et déraciner les problèmes avant qu'ils ne se propagent.

5. Les erreurs et les mauvais calculs peuvent épuiser vos ressources

Si vous choisissez de passer un contrat avec le fournisseur de services de paie local le plus compétitif dans chaque pays, vous continuerez, en pratique, à payer des coûts inutiles. Comme les fournisseurs de paie professionnels ont besoin d'un certain nombre de logiciels et d'outils numériques, vous paieriez le coût de plusieurs licences et mises à jour au lieu d'une seule. Plus important encore, traiter avec différentes plates-formes et normes augmente inévitablement le risque d'erreur.

En revanche, investir dans du personnel interne chargé de la paie pour cette fonction vous laissera moins de ressources que si vous disposiez d'un fournisseur de services de paie professionnel, ce qui laisse une large marge d'erreur humaine - l'une des plus importantes étant le surpaiement. Si sous-payer vous coûte cher expérience des employés et le talent (qui sont pourtant des solutions rectifiables), le surpaiement, s'il n'est pas détecté à temps, représente des coûts qui ne peuvent souvent être récupérés que par des procédures judiciaires, voire pas du tout.

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