Comment une entreprise mondiale a économisé plus de 6600 XNUMX $ par mois en frais de paie grâce à Africa HR Solutions
Il y a plus à paie en Afrique Il y a plus qu'il n'y paraît. La gestion de la paie ne se limite pas aux calculs ou au respect du droit du travail : le respect des délais, les échéances et les imprévus jouent un rôle important dans le cycle de paie standard. Dans certains secteurs, voire entre différents pays, ces changements peuvent être accentués et peser lourdement sur le processus. C'est ce que l'un de nos… l'Afrique du SudLes clients basés à l'étranger ont découvert qu'ils commençaient à perdre des sommes allant de 5,500 6,600 $ à XNUMX XNUMX $ chaque mois par le biais de la paie.
La prémisse
Notre client est une entreprise technologique internationale en activité depuis plus de 20 ans. Elle accompagne plus de 2000 500 marques à l'international, dont de prestigieuses entreprises du Fortune XNUMX. L'entreprise possède des succursales dans le monde entier et l'équipe Solutions RH Afrique a été chargée de prendre en charge la paie de son entreprise. Sud africain branche.
Les défis
Notre client gérait la paie de ses employés du secteur des centres d'appels, un secteur particulièrement dynamique où le turnover est élevé. Ce taux de rotation implique plusieurs conséquences en termes de paie : il faut rapidement retirer des employés de la liste de paie, intégrer de nouveaux employés et, tant les nouveaux employés que les employés sortants doivent voir leur salaire calculé au prorata du nombre d'heures travaillées avant le premier ou le dernier versement. Bien entendu, les calculs doivent également tenir compte des retenues salariales et des cotisations patronales applicables à un employé en particulier.
En Afrique du Sud, les préavis sont relativement courts : les employés ayant six mois ou moins d’ancienneté doivent donner un préavis d’une semaine, ceux ayant entre six mois et un an d’ancienneté doivent donner un préavis de deux semaines, et ceux ayant plus d’un an d’ancienneté ou occupant des postes de direction doivent donner un préavis de quatre semaines. À cela s’ajoute le fait que certains préavis ne sont jamais officiellement respectés, ce qui crée un flux constant d’arrivées et de départs d’employés – un véritable défi pour tout prestataire de services de paie en Afrique et ailleurs.
« Notre ancien prestataire de paie n'acceptait les modifications qu'à la date limite. Comme vous pouvez l'imaginer, dans notre secteur d'activité en constante évolution, le fait de devoir transmettre les données le 10 de chaque mois nous empêchait de prendre en compte les modifications tardives susceptibles d'entraîner des trop-perçus. Cela concernait notamment les départs tardifs ou les absences injustifiées d'employés dont on soupçonne qu'ils ne reviendront pas », explique le responsable de la paie pour la région EMEA.
« Ce fut un choc de constater que nous dépensions en moyenne entre 5,500 6,600 et XNUMX XNUMX dollars de trop-perçus chaque mois. À Maurice, il semble qu'il soit impossible de récupérer ce montant sur les paiements restant dus aux employés sans leur accord exprès. Comme vous pouvez l'imaginer, nous ne recevrions pas ce remboursement. »
Votre équipe m'a permis de faire pression sur les responsables locaux des sites pour qu'ils se concentrent sur les écarts à l'origine de ces trop-perçus. Ils font preuve d'une grande diligence pour saisir les résiliations à temps et nous contacter pour signaler d'éventuelles absences sans permission. Une fois ces démarches effectuées, le fait de pouvoir apporter ces modifications de dernière minute a véritablement fait la différence. Alors que nous poursuivons notre croissance, je suis ravi de travailler avec votre équipe. Leur couverture est vraiment précise et leur rendement est excellent. Ils comprennent ce que nous envoyons et communiquent ouvertement avec nous, ce qui nous permet de tout gérer immédiatement, et pas seulement à certaines dates du cycle, ce qui ne fait que retarder la correction. Je n'ai pas eu à me demander si j'arriverais à la date de paiement, car il n'y a jamais eu de finalisation de dernière minute.
Bryan Doyen
Gestionnaire principal de la paie
La solution
Comme c'est la procédure standard lors de l'embauche d'un nouveau client, notre équipe de paie a mené une gestion de la paie Un audit a été réalisé pour identifier les causes de ces trop-perçus et élaborer une solution sur mesure pour y remédier. Comprenant que le taux de rotation élevé ne pouvait être compensé que par une solution de paie flexible et adaptable, notre équipe a offert une plus grande marge de manœuvre pour enregistrer les modifications tardives concernant les licenciements et les intégrations. Sachant qu'il bénéficiait d'un soutien complet, notre client s'est senti plus à même de travailler sur les origines de ces problèmes systémiques.
« L'équipe RH d'Afrique est absolument fabuleuse, avec sa réactivité, son soutien et ses résultats mensuels. Non seulement les informations sont précises dès le premier jour, mais elles sont également fiables.st « Nous avons reçu un lot de licenciements, mais ils nous soutiennent en nous autorisant à envoyer des demandes de licenciement tardif et de mise en congé sans solde pour les employés absents sans permission. Cela a permis de réduire notre taux de salaire négatif à 2200 1330 $ en moyenne par mois au cours des trois derniers mois. Cependant, le mois dernier, il était déjà inférieur à XNUMX XNUMX $, ce qui constitue un pas dans la bonne direction », explique le responsable principal de la paie.
La Conclusion
Notre équipe paie en Afrique effectue des audits de votre système de paie existant afin d'identifier les causes des problèmes ou d'identifier des axes d'amélioration, vous permettant ainsi de gagner du temps, de l'argent, ou les deux. Grâce à des simulations de paie pouvant aller jusqu'à une année entière, notre équipe peut facilement prévenir certaines erreurs de paie, notamment celles liées aux jours fériés.
