Comment une entreprise mondiale a économisé plus de 6600 XNUMX $ par mois en frais de paie grâce à Africa HR Solutions
Il y a plus à paie en Afrique que rencontre l'oeil.
Il ne s'agit pas seulement d'effectuer des calculs ou de se conformer au droit du travail : la ponctualité, les délais et les imprévus jouent tous un rôle important dans le cycle de paie standard. Dans certains secteurs, voire dans différents pays, ces changements peuvent être exacerbés, pesant lourdement sur le processus de paie. C'est ce qu'a déclaré l'un de nos experts. Afrique du SudLes clients basés à l'étranger ont découvert qu'ils commençaient à perdre des sommes allant de 5,500 6,600 $ à XNUMX XNUMX $ chaque mois par le biais de la paie.
La prémisse
Notre client est une entreprise technologique internationale en activité depuis plus de 20 ans. Elle accompagne plus de 2000 500 marques à l'international, dont de prestigieuses entreprises du Fortune XNUMX. L'entreprise possède des succursales dans le monde entier et l'équipe Solutions RH Afrique a été chargée de prendre en charge la paie de son entreprise. Sud africain branche.
Les défis
Notre client gérait la paie de ses employés du secteur des centres d'appels, un secteur particulièrement dynamique où le turnover est élevé. Ce taux de rotation implique plusieurs conséquences en termes de paie : il faut rapidement retirer des employés de la liste de paie, intégrer de nouveaux employés et, tant les nouveaux employés que les employés sortants doivent voir leur salaire calculé au prorata du nombre d'heures travaillées avant le premier ou le dernier versement. Bien entendu, les calculs doivent également tenir compte des retenues salariales et des cotisations patronales applicables à un employé en particulier.
En Afrique du Sud, les délais de préavis sont relativement courts : les employés ayant six mois ou moins d'ancienneté n'ont besoin que d'une semaine de préavis, ceux ayant entre six mois et un an d'ancienneté doivent en donner deux, et ceux ayant plus d'un an d'ancienneté ou occupant des postes de direction doivent en donner quatre. À cela s'ajoute le fait que certains préavis ne sont jamais officiellement respectés, et on obtient un flux d'arrivées et de départs assez aléatoire – un véritable défi pour tout prestataire de services de paie, en Afrique comme ailleurs.
« Notre ancien fournisseur de services de paie acceptait les modifications uniquement à la date limite et, comme vous pouvez l'imaginer dans notre secteur d'activité en constante évolution, l'envoi des modifications se faisait le 10th « Chaque mois nous empêchait de détecter les changements tardifs susceptibles d'entraîner des trop-perçus. Il s'agissait notamment de licenciements tardifs ou de départs sans permission avec le sentiment de ne plus revenir », explique le responsable senior de la paie pour la région EMEA de l'entreprise.
« Ce fut un choc de constater que nous dépensions en moyenne entre 5,500 6,600 et XNUMX XNUMX dollars de trop-perçus chaque mois. À Maurice, il semble qu'il soit impossible de récupérer ce montant sur les paiements restant dus aux employés sans leur accord exprès. Comme vous pouvez l'imaginer, nous ne recevrions pas ce remboursement. »
La solution
Comme c'est la procédure standard lors de l'embauche d'un nouveau client, notre équipe de paie a mené une paie Un audit a été réalisé pour identifier les causes de ces trop-perçus et élaborer une solution sur mesure pour y remédier. Comprenant que le taux de rotation élevé ne pouvait être compensé que par une solution de paie flexible et adaptable, notre équipe a offert une plus grande marge de manœuvre pour enregistrer les modifications tardives concernant les licenciements et les intégrations. Sachant qu'il bénéficiait d'un soutien complet, notre client s'est senti plus à même de travailler sur les origines de ces problèmes systémiques.
« L'équipe RH d'Afrique est absolument fabuleuse, avec sa réactivité, son soutien et ses résultats mensuels. Non seulement les informations sont précises dès le premier jour, mais elles sont également fiables.st « Nous avons reçu un lot de licenciements, mais ils nous soutiennent en nous autorisant à envoyer des demandes de licenciement tardif et de mise en congé sans solde pour les employés absents sans permission. Cela a permis de réduire notre taux de salaire négatif à 2200 1330 $ en moyenne par mois au cours des trois derniers mois. Cependant, le mois dernier, il était déjà inférieur à XNUMX XNUMX $, ce qui constitue un pas dans la bonne direction », explique le responsable principal de la paie.
La Conclusion
Notre équipe paie en Afrique effectue des audits de votre système de paie existant afin d'identifier les causes des problèmes ou d'identifier des axes d'amélioration, vous permettant ainsi de gagner du temps, de l'argent, ou les deux. Grâce à des simulations de paie pouvant aller jusqu'à une année entière, notre équipe peut facilement prévenir certaines erreurs de paie, notamment celles liées aux jours fériés.