Comment embaucher et gérer à distance votre personnel

by Grant Geraghty | 9 avril 2020 | HR

L’un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui est la décentralisation croissante de leurs effectifs. Les managers dirigent des équipes qui se trouvent dans des lieux différents ou qui travaillent à distance. Cela rend la communication difficile car nous passons moins de temps en face à face avec les membres de l’équipe et les dirigeants de l’organisation, mais cela rend également le recrutement tout aussi difficile.

Aux États-Unis, 4.7 millions de salariés (3.4 % de la population active) travaillent à domicile au moins la moitié de la semaine.Analyse globale du lieu de travail)

Alors que les entreprises embauchent de plus en plus d'employés à distance, en particulier en cette période de pandémie, elles font évoluer leurs politiques de travail à domicile. 44 % des employés déclarent qu'une partie de leur équipe travaille à distance à temps plein (Buffer). Cette inclusion accrue permet aux entreprises de trouver plus facilement les talents dont elles ont besoin. Plus de la moitié (52 %) des responsables du recrutement qui travaillent dans des entreprises appliquant des politiques de télétravail estiment que le recrutement est devenu plus facile au cours de l’année écoulée.

Avoir une main-d’œuvre à distance présente de nombreux avantages, notamment une productivité accrue, des frais généraux réduits (sur site, au bureau), la flexibilité en tant qu’avantage pour les employés et un vivier de talents plus large lorsque la sélection n’est pas basée sur la localisation.

« L’employé et le manager doivent tous deux être responsables », explique Faith Rothberg, PDG de College Recruiter, à propos de son équipe qui gère les employés à distance. « Nous utilisons des fiches d’évaluation. Chaque employé a au moins un « chiffre », c’est-à-dire une mesure objective de sa contribution clé au cours de la semaine, du trimestre et de l’année écoulés. Nous suivons et communiquons ces chiffres entre nous. »

Sélection et embauche de travailleurs à distance

72 % des professionnels des talents conviennent que la flexibilité du travail, qui inclut les options de travail à distance, sera très importante pour l'avenir des RH et du recrutement (LinkedIn). La sélection des candidats en fonction des qualités les plus importantes pour travailler à distance est un facteur important pour faire correspondre le poste à distance au bon candidat et, par conséquent, pour pouvoir gérer avec succès une main-d'œuvre dispersée.

En 2017, Leadership IQ a créé un test en ligne, « Votre personnalité est-elle adaptée au travail à distance ou au bureau ? » Dans ce questionnaire, les participants répondent à 10 questions et reçoivent des résultats indiquant si leur personnalité est plus adaptée au télétravail ou au travail au bureau. Plus de 14 000 personnes ont participé à ce test, et Leadership IQ a compilé les données sur les caractéristiques du télétravail et recommande d’utiliser deux questions lors de la sélection des candidats pour des postes en télétravail :

"Pourriez-vous me parler d'une fois où vous avez pris une décision importante sans l'aide d'un superviseur ou d'un patron ?" Étant donné la nature nécessairement indépendante de l'employé à distance qui réussit, nous voulons savoir comment il a géré la prise de décisions importantes de manière indépendante. Et nous voulons savoir exactement ce qu'ils considèrent comme une décision importante.
"Pourriez-vous me parler d'une fois où vous avez reçu des commentaires difficiles d'un patron ?" Une autre caractéristique des employés à distance qui réussissent est qu'ils aiment que leurs commentaires critiques soient francs, directs et sans enrobage.

Résoudre les défis d'une main-d'œuvre dispersée

En tant que responsables RH, nous devons être capables de nous adapter pour faire face à une main-d’œuvre de plus en plus éloignée. Le fait que les employés ne soient pas sur place aux mêmes heures de travail peut rendre la communication plus difficile, en particulier dans le cadre de la constitution d’équipes et de relations.

Pour une étude de 2017, le Un sondage mené auprès de 1 153 employés a révélé que 52 % d'entre eux travaillent, au moins partiellement, à domicile. Or, selon la Harvard Business Review, nombre d'entre eux ont le sentiment de ne pas être traités équitablement par leurs collègues. Les télétravailleurs sont plus enclins à se sentir maltraités et mis à l'écart par leurs collègues. Plus précisément, ils craignent que leurs collègues ne parlent mal d'eux dans leur dos, ne modifient les projets sans les prévenir, ne fassent pression contre eux et ne défendent pas leurs priorités.

Sur la base des réponses à l’enquête, le rapport HBR recommande aux managers d’adopter les meilleures pratiques suivantes pour les employés hors site :

Enregistrements fréquents.

Près de la moitié des répondants (46 %) ont déclaré que les managers les plus performants prenaient régulièrement contact avec leurs employés à distance. Les rendez-vous variaient de quotidien à bimensuel, voire hebdomadaire, mais ils étaient toujours réguliers et impliquaient généralement une réunion permanente ou des entretiens individuels programmés.

Le temps du visage (ou de la voix).

Un répondant sur quatre a déclaré que les managers qui insistaient pour avoir des entretiens en face à face avec les employés à distance avaient plus de succès. Rendez visite aux employés à distance ou planifiez une journée obligatoire au bureau une fois par semaine, par mois, par trimestre ou par an. Utilisez ce temps pour renforcer l'esprit d'équipe (en fonction de la distance à laquelle vit votre employé à distance). Si les réunions en personne ne sont pas possibles, utilisez la vidéoconférence ou prenez le téléphone pour vous assurer que les collègues se voient de temps en temps en face ou s'entendent la voix.

L'accent est mis sur la communication.

Les personnes interrogées ont souligné de manière écrasante l’importance d’une communication fréquente avec leur manager et leurs collègues. Les managers les plus performants savent écouter, s’enquièrent de la charge de travail et des progrès sans microgérer et ont tendance à trop communiquer tout en encourageant les autres membres de l’équipe à faire de même.

Attentes explicites.

Les managers qui sont directs dans leurs attentes envers leurs employés, qu'ils soient à distance ou sur site, ont des équipes plus heureuses et capables de répondre à ces attentes. Les gens ne sont jamais laissés dans l'ignorance concernant les projets, les rôles ou les délais.

Être disponible.

Les personnes interrogées ont déclaré que les managers efficaces sont disponibles pendant les heures de travail des employés à distance, quel que soit leur fuseau horaire. Ils font tout leur possible pour maintenir une politique de porte ouverte pour les employés à distance et sur site, en se rendant disponibles sur plusieurs fuseaux horaires et par différents moyens technologiques.

Soyez flexible sur la technologie.

Les managers qui réussissent ne se contentent pas de recourir au téléphone ou au courrier électronique. Ils maîtrisent également les technologies de vidéoconférence et une variété de services tels que Skype, Slack, IM, Adobe Connect, etc. Ils adaptent leur style et leur moyen de communication à chaque employé.

Faites des relations une priorité.

Les bons managers font tout leur possible pour nouer des liens personnels avec leurs employés à distance. Ils profitent du temps de contrôle pour s’enquérir de leur vie personnelle, de leur famille et de leurs loisirs. Ils consacrent des moments de réunion d’équipe à des conversations autour de la machine à café afin que toute l’équipe puisse créer des liens personnels et renforcer les relations.

Enfin, comprendre que l'embauche et l'emploi d'une main-d'œuvre dispersée est la nouvelle norme est essentiel pour opérer un changement significatif dans la façon dont nous travaillons avec les employés et les candidats à distance, et comment nous rendons ces expériences aussi transparentes et productives que possible. Selon Flexjobs.com, le travail à distance a augmenté de 115 % parmi les employés américains au cours des 10 dernières années.