Financement USAID : les exigences pour les entreprises et les ONG en Afrique et le maintien de la conformité
- Dernière mise à jour: Octobre 16, 2024
Si quelque chose est une situation décisive pour les nouvelles entreprises américaines et Les ONG cherchent à se développer en Afrique, il sécurise le financement de l'USAID.
Alors que la principale difficulté de la plupart des ONG est d'obtenir des capitaux et que les entreprises à but lucratif sont aux prises avec des problèmes de trésorerie, toute aide fournie par l'USAID (United States Aid for International Development) peut faire une différence significative. Par ailleurs, le potentiel d’aide que peuvent recevoir les entreprises et les ONG est considérable. En 2024, par exemple, l’USAID a reçu 32 milliards de dollars dans le cadre de son budget de dépenses, spécifiquement réservé à l’aide étrangère…
Mais aussi précieuse que soit l’aide de l’USAID, elle est tout aussi difficile à obtenir.
Du début à la fin, il s’agit d’une question laborieuse de réglementations complexes que les entreprises doivent respecter ne serait-ce que pour être prises en considération pour une subvention, un prêt ou toute autre forme d’aide financière.
Découvrez quelles sont les principales exigences pour les récompenses de l'USAID – et comment les EOR comme Africa HR Solutions peuvent vous aider à maintenir la conformité une fois que vous avez été approuvé pour une récompense de l'USAID.
Exigences de l'USAID pour les entreprises et les ONG qui s'étendent en Afrique et ailleurs
2 types de récompenses USAID
Les récompenses de l'USAID se présentent sous deux formes principales et sont subdivisées en fonction de l'activité de votre entreprise ou de votre ONG et de leur alignement sur les objectifs de l'USAID. Les principaux types de récompenses sont :
Acquisition
Dans un accord d'acquisition, l'USAID achète des biens et des services à un entrepreneur pour exécuter une activité selon les instructions de l'USAID.
Les acquisitions s'opèrent selon 2 mécanismes :
- Contrats de remboursement des frais
- Contrats à prix fixe
Les candidats en lice pour des accords d'acquisition doivent présenter une proposition en réponse à une sollicitation connue sous le nom de demande de propositions (RFP). Ces appels d'offres décrivent les exigences et expliquent le processus d'évaluation et de sélection entrepris par lequel l'USAID choisira le candidat retenu.
Les contrats d’acquisition sont supervisés par un agent contractuel (CO) de l’USAID.
Assistance (subventions et accords de coopération)
En revanche, les aides donnent lieu à des subventions et à des accords de coopération.
Dans de tels cas, l’USAID distribue des fonds à un bénéficiaire avec une implication directe minimale. « Assistance » équivaut à soutenir un programme pour le bien public, le gouvernement américain servant de pilier financier plutôt que d'acheteur.
En tant que telles, les ONG sont plus susceptibles de demander une « Assistance » plutôt qu'une « Acquisition ».
Pour postuler à des bourses d'aide, les parties intéressées doivent postuler en réponse soit à une déclaration annuelle de programme (APS), soit à une demande de candidatures (RFA).
Ces documents comprennent généralement une description du programme et détaillent la manière dont l'USAID évaluera et sélectionnera le partenaire retenu.
Les attributions d'assistance sont supervisées par un agent d'accord de l'USAID (AO).
Conditions préalables pour postuler à l’USAID
Pour postuler aux subventions de l'USAID, les entreprises et les ONG doivent obtenir un code NCAGE (NATO Commercial and Government Entity).
Suite à l'obtention de ce code, ils doivent ensuite s'inscrire sur SAM (System for Award Management).
Phases du cycle d'attribution
Conformité de l’USAID après approbation
Une fois que vous avez respecté les réglementations ci-dessus, soumis votre candidature et que vous avez été approuvé par l'USAID pour une récompense, il y a d'autres réglementations à respecter.
Il faut s’y attendre, car il n’y a vraiment aucune limite au respect des règles. Il s’agit d’un processus continu qui maintient toujours les entreprises sur leurs gardes. Un Employeur Officiel (EOR) (EOR) ou Portage Salarial (PEO) (PEO) comme Africa HR Solutions peut vous aider à vous familiariser avec ces réglementations et à les respecter afin que vous ne perdiez pas votre récompense durement gagnée de l'USAID.
Principaux éléments de conformité
Voici quelques-unes des principales réglementations auxquelles les entreprises soutenues par l’USAID doivent se conformer après l’obtention de leur récompense :
Politiques RH
Droit du travail
Les entreprises doivent respecter la législation du travail du pays dans lequel elles opèrent et dans lequel leurs travailleurs sont formellement employés.
Cela comprend des réglementations visant à empêcher les pratiques d'embauche discriminatoires ou à imposer certains avantages. Il est crucial que l'Organisation et ses employés s'entendent clairement sur les droits de chacun (y compris les motifs des mesures disciplinaires et du licenciement, ainsi que les procédures de ces actions).
Codes de bonne conduite
Des codes de conduite doivent être institués pour lutter contre les comportements qui ont un impact sur la capacité d'un employé à remplir ses fonctions et à représenter l'Organisation.
Celles-ci peuvent inclure la ponctualité, l'accomplissement des tâches assignées, la promotion d'un environnement de travail sûr et sain et le respect des normes communes sur le lieu de travail telles que l'interdiction du harcèlement ou de la discrimination.
Chronométrage
L'enregistrement des heures de travail est obligatoire pour tout le personnel rémunéré par les fonds de l'USAID, y compris les sous-traitants et les travailleurs à temps partiel, et est nécessaire pour l'audit annuel que l'USAID mène pour tous ses bénéficiaires.
Diligence raisonnable en matière d’embauche
Vous devez fournir un curriculum vitae (CV) pour chaque employé embauché dans le cadre de votre bourse afin de vérifier ses antécédents académiques et professionnels.
Embauche d’organisations confessionnelles
En vertu des lois américaines sur l'égalité des chances en matière d'emploi, les organisations confessionnelles mettant en œuvre les programmes de l'USAID peuvent embaucher des personnes qui partagent leurs croyances.
À ce titre, vous devez vous assurer que vos politiques RH sont explicites à cet égard – une tâche qui peut s’avérer assez difficile compte tenu de son caractère délicat. C'est pourquoi des experts comme Africa HR Solutions proposent des services complets à travers leurs solutions EOR/PEO.
Ces solutions englobent l'intégralité de la conformité, y compris tous les éléments mentionnés précédemment, nécessitant peu d'intervention de votre part et vous permettant de vous concentrer sur votre
Politique de milieu de travail sans drogue
Les accords de coopération de l'USAID exigent la mise en place d'une politique de travail sans drogue pour votre organisation. Tous les membres de votre personnel doivent signer cette politique.
Approvisionnement
Élaborer des politiques et des procédures d’approvisionnement efficaces
En tant que bénéficiaire, votre objectif est de garantir une utilisation efficace et rentable des fonds fournis à votre organisation, le tout dans le but de fournir les services nécessaires aux bénéficiaires. Pour y parvenir, les bénéficiaires doivent établir des politiques, des procédures et des pratiques d'approvisionnement solides.
Rapports d'étape
Suivi, évaluation et apprentissage (pré-mise en œuvre)
Avant la mise en œuvre de votre activité financée par l'USAID, vous devrez élaborer un plan validé de suivi, d'évaluation et d'apprentissage (MEL).
Ce plan décrit les données que vous collecterez pour suivre les progrès, ainsi que les méthodes d'analyse et les ajustements nécessaires, fournissant à l'USAID un aperçu du processus de suivi et d'évaluation.
Image de marque et marquage
Lorsque vous collaborez avec l'USAID, vous êtes tenu de respecter les directives de marque et de marquage pertinentes pour votre projet.
Le marquage implique l'application tangible d'un logo sur divers supports de communication, ainsi que sur des actifs physiques tels que des bâtiments et des véhicules, garantissant une représentation cohérente et reconnaissable de l'identité du projet sur toutes les plateformes et tous les actifs.
Cette pratique permet de maintenir la visibilité et favorise la responsabilité des initiatives financées par l'USAID.
Plats principaux
Cette liste est non exhaustive et est susceptible de changer si l'USAID met à jour ses politiques ou introduit de nouvelles réglementations.
Aussi difficiles à mettre en œuvre que ces réglementations, elles sont encore plus difficiles à suivre lorsqu’elles changent ou lorsqu’elles sont urgentes. Un fournisseur de services EOR et PEO comme Africa HR Solutions – qui est également officiellement enregistré sur SAM (System for Awards Management)