Qu'est-ce qu'un employeur officiel ?

by Grant Geraghty | 11 avril 2019 | Portage Salarial

Lors de l'embauche d'un employé, une entreprise assume généralement toutes les responsabilités, telles que les coûts et les obligations, liées à l'embauche de personnel supplémentaire. Cependant, toutes les organisations ne sont pas prêtes à gérer toutes les tâches que cela implique ; il existe une méthode d'embauche plus « intelligente » : utiliser Services d'employeur de référence (EOR).

Qu'est-ce qu'un employeur officiel?

En termes simples, un employeur officiel est une organisation tierce qui assume toutes les responsabilités associées à l'emploi officiel du personnel. L'employeur officiel est l'employeur officiellement enregistré du travailleur, mais l'entreprise d'origine gère toujours le travail et le temps de la ou des recrues. L'employeur d'origine prend toutes les décisions concernant le travailleur, telles que la rémunération, les tâches et la résiliation.

Quand devriez-vous utiliser les services de l'employeur officiel ?

Ce service est particulièrement utile lors de l'embauche à l'étranger. Vous trouverez ci-dessous quelques scénarios où l'utilisation d'un Portage Salarial peut être très utile pour votre entreprise :

Vous testez un marché étranger et ne souhaitez pas encore vous engager en ouvrant une succursale.
Cela aiderait si vous aviez un moyen de gérer la paie dans le pays (local) pour les employés que vous avez embauchés à distance.
Votre organisation n’est pas familière avec les différentes lois et réglementations du pays étranger.
Une partie de votre stratégie d'expansion consiste à externaliser l'emploi et les tâches administratives pour obtenir un avantage concurrentiel.

Quel que soit le scénario dans lequel vous vous situez, choisir le bon employeur ou fournisseur de documents est essentiel pour gérer efficacement votre entreprise.

Services généraux fournis par les EOR

Vous fournit une plainte et une entité enregistrée pour embaucher des employés et gérer la paie légalement
Modalités de visa et de permis de travail pour le salarié, ce qui permet très souvent d'éviter des retards voire des refus
Conseils sur les lois du travail du pays d'accueil pour intégrer légalement vos travailleurs
Fournit des conseils sur les réglementations en matière de licenciement, les délais de préavis et les indemnités de départ

Différents fournisseurs de services peuvent avoir divers avantages supplémentaires. Vous trouverez ci-dessous les fonctions les plus courantes gérées par un EOR :

Déployer vos employés
Création et maintien des contrats de travail
Faire des vérifications des antécédents et des dépistages de drogue si nécessaire
Se conformer à E-Verify
Collecte et traitement des feuilles de temps des travailleurs
Traitement de la paie dans le pays
Gérer l'indemnisation des accidents du travail
Tenir à jour son attestation d'assurance
Déclaration d'impôt
Délivrance des formulaires W-2
Remplir et conserver les formulaires I-9
Gérer le licenciement des salariés
Fournir et gérer les avantages sociaux des employés

Les avantages d'utiliser un employeur de service d'enregistrement

L’un des principaux avantages de faire appel à un employeur officiel est de ne pas avoir à s’implanter localement. Cela vous permet de surmonter tous les obstacles liés à l’enregistrement d’une nouvelle entité et de faire face à toutes les contraintes juridiques qui y sont liées. En général, cela permet à votre organisation de pénétrer le nouveau marché en moins de temps.

Un autre avantage dont bénéficie toute organisation qui utilise les services EOR est le gain de temps considérable qu'elle peut réaliser. La gestion des fonctions de paie et de RH peut épuiser les ressources. Lorsqu'un employeur officiel gère toutes ces fonctions, l'organisation a généralement plus de temps à consacrer à d'autres aspects de l'entreprise.

Troisièmement, un employeur dûment déclaré garantit la conformité de votre entreprise. Ceci est particulièrement utile sur les marchés étrangers, où la réglementation est complexe. De plus, cela vous permet de réaliser des économies et vous apporte la tranquillité d'esprit : vous n'avez plus à vous tenir constamment informé des évolutions législatives.

De plus, si vous traitez avec plusieurs pays, un EOR vous offre une tranquillité d'esprit. Vous n'aurez jamais à consacrer votre temps ou vos ressources à vous tenir au courant des lois du travail ou des réglementations des entreprises en constante évolution. La plupart du temps, vous serez informé de tout changement à venir, avec des conseils sur la manière de les aborder en toute conformité.

Comment choisir le bon employeur officiel

Nous avons compilé une liste de contrôle rapide pour vous permettre de choisir facilement le bon fournisseur de services.

1.L'EOR couvre-t-il votre pays d'affectation ?
N'envisagez que les services d'un employeur officiel qui opère déjà dans votre région de marché.

2. Depuis combien de temps fonctionnent-ils ?
Il est essentiel de vérifier leurs années d'expérience, simplement parce que les entreprises plus anciennes fournissant ce service sont plus exposées aux lois et réglementations du pays.

3. Le contrat proposé protège-t-il vos intérêts commerciaux ?
Avant de signer quoi que ce soit, vous devez vous assurer que l'accord tient compte de la protection de vos propriétés intellectuelles. Il vaut également la peine de demander si les NDA peuvent être signés, alors protégez-vous pour les concurrents.

4. Vos informations sont-elles stockées en toute sécurité ?
Un autre point critique est la sécurité des données. Assurez-vous que l'employeur officiel dispose d'infrastructures de sécurité adéquates, car il traitera des informations sensibles sur votre entreprise et vos employés.

5. L'assistance est-elle incluse ?
Le soutien doit être facilement disponible. Vous ne savez jamais quand un obstacle se présente et vous devez vous assurer que l'EOR répond à vos demandes et requêtes.

6. Les frais sont-ils présentés clairement ?
Chaque employeur enregistré facture des frais de service. Cela peut être variable (par exemple, un pourcentage) ou un taux fixe. Assurez-vous que tous vos coûts peuvent être calculés à l'avance et que le tarif proposé est compétitif.

Suivez cette liste de contrôle et vous serez sur la bonne voie pour choisir le bon employeur de référence pour vos besoins.

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