Comment changer de fournisseur EOR en Afrique ?

Tous Employeurs de référence ne sont pas construits de la même manière – et parfois, la meilleure solution pour votre entreprise est de rompre les liens et de trouver un EOR mieux adapté à vos besoins.

Mais avec une structure aussi sensible qu’un EOR, surtout dans un pays africain étranger, le processus de changement d’EOR doit être abordé avec prudence.

Dans cet article, nous vous proposons un guide étape par étape et des conseils pour une transition EOR réussie en Afrique.

Pourquoi changer de fournisseur EOR en Afrique ?

Comprendre les raisons exactes de votre insatisfaction à l'égard de votre EOR actuel vous aidera grandement à faire le bon choix pour un remplacement. Quelques raisons courantes de changement Les EOR en Afrique sont:

• Pas de flexibilité/faible flexibilité – Votre EOR actuel ne peut pas s’adapter à vos besoins croissants
• Problèmes de conformité – Vous avez rencontré des problèmes de conformité parce que votre EOR actuel n’était pas toujours conforme aux dernières modifications de la législation
• Problèmes de paie – Il y a souvent eu des erreurs dans le calcul des salaires, la déduction fiscale et le versement, ou les paiements ont souvent été en retard, ce qui affecte le moral et l’expérience des employés
• Mauvaise communication – Du point de vue administratif, vous n’êtes pas toujours au courant de ce qui se passe au sein de votre entreprise et vos employés ne sont pas correctement informés lorsque des changements surviennent.
• Difficile à joindre – Il est difficile de joindre un responsable lorsque vous avez une question ou souhaitez apporter une modification.
• Besoin de plus d’expertise en Afrique – Votre EOR actuel est un EOR mondial, et ils n’ont pas la compréhension culturelle ni le savoir-faire local pour soutenir correctement votre croissance en Afrique

Le changement d’EOR est-il une tâche complexe ?

Changer d'EOR n'est pas aussi simple que de s'inscrire pour la première fois auprès d'un EOR. Les entreprises qui souhaitent effectuer un changement n'ont pas l'avantage d'avoir une feuille blanche et doivent faire face au défi de transférer un système existant, déjà complexe, vers un autre EOR. Cela inclut, sans s'y limiter, le transfert de données sensibles, sous réserve des règles de données applicables, telles que le RGPD ou la loi HIPAA.

Les erreurs humaines et les oublis sont plus fréquents lors d’une telle transition, ce qui peut coûter cher aux entreprises. Cependant, il ne peut y avoir aucune place à l’erreur lorsqu’il s’agit de traiter des questions aussi cruciales que la réglementation du travail et la gestion des salaires internationaux ; même des erreurs apparemment minimes peuvent entraîner des amendes ou des pénalités.

Comment choisir votre nouveau partenaire EOR

À présent, vous savez probablement ce qui s'est mal passé avec votre précédent Fournisseur EOR – et sachez comment éviter les mêmes erreurs. Voici quelques autres considérations clés pour vous aider à sélectionner le bon EOR pour les besoins de votre entreprise en Afrique :

• Le fournisseur EOR est-il présent dans toute l’Afrique ou seulement dans quelques pays sélectionnés ?
• Le fournisseur EOR dispose-t-il d’une expertise locale approfondie ?
• Le fournisseur EOR peut-il offrir une intégration transparente de la paie, ou y aura-t-il des parties de votre système de paie existant qu'il ne pourra pas intégrer ?
• La nouvelle plateforme de paie sera-t-elle capable de gérer à la fois vos employés et vos entrepreneurs indépendants ?
• Est-ce que le nouveau système de paie disposer d'un système de libre-service en ligne pour les employés ?
• Quelle sera la flexibilité du nouveau système de paie ? Peut-il tenir compte des changements importants dans la taille de votre équipe ? Ou des différentes fréquences de paie ?
• Dans quelle mesure vos données seront-elles protégées ?
• Disposerez-vous d’un Key Account Manager dédié ?
• Aurez-vous un point de contact unique dans toute l’Afrique ?
• Quel est le style de communication du fournisseur EOR ?
• Quel est l’historique du fournisseur EOR ?
• L'EOR a-t-il déjà travaillé avec des entreprises de votre secteur ?
• Si vous êtes une ONG, l’EOR a-t-il de l’expérience de travail avec des ONG ?
• Quelles options d’avantages sociaux l’EOR peut-il offrir aux employés ?

L’EOR peut-elle proposer une assurance médicale et une assurance vie compétitives, pour commencer ?

Étape par étape : comment changer de fournisseur EOR

1. Informez votre partenaire EOR actuel

Il n’est jamais agréable de se séparer d’un prestataire de services, mais une ouverture d’esprit et une bonne communication dès le premier jour amélioreront considérablement l’expérience. Cela peut également vous éviter des surprises inattendues, par exemple si un délai de préavis était inclus dans votre contrat de niveau de service (SLA) ou si des frais supplémentaires doivent être payés lors du changement de prestataire de services. En effet, changer de prestataire de services implique plus de travail que de simplement collaborer avec un prestataire de services pour la première fois. En informant votre prestataire de services, vous lui permettez également de commencer à remplir les documents nécessaires et de communiquer correctement avec vos employés avant le grand changement.

2. Planification de la transition

Avec un changement aussi important, un plan de transition est essentiel. C'est quelque chose que votre nouveau Partenaire EOR va initier, et que votre ancien partenaire EOR va respecter.

Ce plan de transition comprendra :

1. Un plan de communication avec les employés (dont nous parlerons plus loin)
2. Continuité de la couverture des avantages sociaux des employés – avantages sociaux correspondants
3. Tout employé étranger titulaire d'un visa de travail

3. Communiquer avec les employés

Les EOR agissent comme l'employeur de vos employés, du moins sur le papier. Le passage à un nouveau fournisseur peut être déstabilisant pour vos employés. Il est donc important qu'ils soient correctement informés et rassurés quant à ce que ce changement signifiera pour eux. Il sera important d'avoir un plan clair, de l'expliquer à vos employés et de leur donner au moins un calendrier vague de la date à laquelle le changement aura lieu.

4. Contrats de travail

Votre nouveau partenaire EOR devra rédiger de nouveaux contrats de travail pour tous vos employés, qu'ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, qu'ils soient des ressortissants locaux ou étrangers, qu'ils soient des travailleurs permanents ou temporaires. Ce serait également le bon moment pour apporter les modifications ou mises à jour aux contrats de travail que vous jugez appropriées, en tant qu'employeur. Naturellement, tous ces changements devront être clairement communiqués aux employés avant leur mise en œuvre. De plus, si vous travaillez également avec des entrepreneurs indépendants, votre nouveau partenaire EOR devra s'assurer que les nouveaux contrats sont conclus et qu'ils sont conformes à la loi.

5. Transférer les dossiers des employés

Il s'agit d'une tâche particulièrement sensible, en raison de la nature des données stockées. Votre ancien EOR doit transférer les dossiers des employés (y compris les informations de base et des informations plus détaillées comme les congés pris et les congés restants par exemple) d'une manière qui soit :

• Conforme aux exigences de la législation locale en matière de stockage des données des employés
• Conforme aux réglementations de données plus larges telles que le RGPD

6. Démission et réembauche

Étant donné que votre ancien EOR est légalement l'employeur de vos employés, il faudra qu'il y ait une « démission massive » de la part de vos employés. Dans le cas contraire, vous devrez licencier vos employés, ce qui entraînerait légalement une indemnisation pour tous les employés licenciés, même s'ils sont ensuite réembauchés par un autre EOR avec lequel vous avez conclu un partenariat. À ce stade, votre nouveau partenaire EOR devrait avoir décidé des dates de démission et de réembauche afin d'assurer une transition en douceur, qui ne laisse pas vos employés en attente pendant quelques jours.

7. Examen de la paie

Une fois que vos employés ont signé les nouveaux contrats de travail, vient le processus de leur intégration dans le système de paie de votre nouveau partenaire EOR.

Quel est le meilleur moment pour changer de fournisseur EOR ?

Compte tenu du nombre de processus sensibles et de personnes impliquées dans un changement de fournisseur EOR, il n'est pas surprenant que le timing joue également un rôle dans une telle décision. Voici quelques considérations clés à prendre en compte pour décider du moment opportun pour effectuer un tel changement :

1. Avez-vous reçu un avis de résiliation avec votre EOR actuel ?
2. Y a-t-il actuellement des employés étrangers titulaires d'un visa de travail lié à l'EOR ?
3. Quels sont les délais de préavis pour vos salariés ?
4. Saisonnalité et intérêts commerciaux : est-ce le bon moment pour entreprendre des changements administratifs aussi lourds ou cela va-t-il compromettre la productivité et la croissance de l'entreprise ?
5. Existe-t-il actuellement des projets en cours qui ne peuvent pas être perturbés par un changement administratif tel qu’un changement EOR ?

Pourquoi passer à Africa HR Solutions ?

Africa HR Solutions est le partenaire EOR que vous recherchez. Nous ne sommes pas de simples prestataires de services : nous sommes une extension de votre propre équipe, prête à offrir des solutions de paie flexibles (et primées) dans plus de 46 pays africains. Notre large couverture sur le continent, ainsi que notre connaissance approfondie de la législation et de la culture africaines spécifiques font de nous la société la mieux placée pour soutenir votre croissance en Afrique.

Rejoignez plus de 400 entreprises Fortune 500, ONG, PME et conglomérats internationaux qui ont choisi Africa HR Solutions.

Avez-vous des questions? Envoyez-nous un message pour discuter avec l'un de nos experts.