RH et paie : 7 étapes pour gérer le dernier jour d'un employé

Même les meilleurs employeurs ne peuvent retenir leurs travailleurs indéfiniment.

Le départ des employés fait partie intégrante du cycle de vie d'une entreprise, mais souvent, dans leur empressement à trouver un remplaçant et à assurer une passation de tâches correcte, les employeurs négligent des aspects cruciaux du dernier jour de travail d'un employé. Cela inclut RH et paie- les questions connexes, la sécurité des données, conformitéet l'expérience des employés.

Poursuivez votre lecture et découvrez comment réussir le dernier jour de votre employé.

1. Demandez une lettre de démission

Bien que les employés puissent vous annoncer leur départ ou à un représentant des RH en personne ou même au téléphone, il est important de leur demander une lettre de démission. Être en mesure de prouver que votre employé a démissionné est quelque chose que les employeurs négligent - et qu'ils regrettent ensuite plus tard, lorsqu'il y a une anomalie dans leurs dossiers.

La lettre de démission doit être signée par l'employé et doit inclure la date de la démission ainsi que la date de son dernier jour de travail, si possible.

D’autres employés peuvent vous envoyer leur lettre de démission par e-mail, mais même dans ce cas, vous pouvez demander une lettre de démission dûment signée. Certaines autorités peuvent ne pas reconnaître un e-mail comme une lettre de démission légitime, en faisant valoir qu’elle ne peut pas nécessairement être vérifiée. Au lieu de cela – et cela s’applique particulièrement aux employés à distance – demandez à vos employés d’écrire la lettre, de la signer, de la scanner, puis de vous l’envoyer.

Une fois que vous l'avez reçue, assurez-vous d'ajouter la lettre aux dossiers de l'employé, qu'il s'agisse d'ajouter une copie physique à son dossier ou une copie numérique dans votre compte en ligne. Système RH et paie.

2. Communiquer avec l'employé qui part

Alors que les employés doivent vous fournir des documents pour vos dossiers, l'inverse est également vrai. S'il y en a avantages. que le salarié continuera de recevoir après son départ (comme l'Assurance ou une couverture de retraite), vous devez le leur communiquer.

Votre employé peut également vous demander une lettre de recommandation - si ce n'est pas quelque chose que vous souhaitez lui donner, vous pouvez, à tout le moins, lui donner une lettre d'emploi. Ce document sert de preuve que le travailleur a bien été employé par votre entreprise pendant une période donnée.

3. Conduire une entrevue de départ

Les entretiens de départ sont importants pour expérience des employés ainsi que pour le succès continu de votre entreprise. Ils vous aident entre autres à déterminer les causes du départ d'un employé. Ils vous indiquent également la direction de tout problème lié à l'environnement de travail ou aux systèmes et réglementations de l'entreprise, vous permettant de les corriger ou de les améliorer pour le bien-être de vos employés restants.

En outre, les entretiens de sortie montrent également à l'employé qui part que vous l'appréciez ainsi que le temps qu'il a passé dans votre organisation. Par ce genre de gestes, vous démontrez les valeurs de votre entreprise et améliorez ainsi votre réputation d’employeur.

En règle générale, un représentant des ressources humaines doit être présent lors de cet entretien. Il n'a pas non plus besoin d'être effectué le dernier jour de l'employé. Vous pouvez le programmer quelques jours ou même une semaine avant leur départ.

4. Informer la paie

Que vous gériez la paie en interne ou externalisez votre paie à un fournisseur, il est important d'informer votre équipe de paie du dernier jour ouvrable de votre employé. De cette façon, ils peuvent prendre les mesures nécessaires pour retirer la personne de votre gestion de la paie, empêchant tout autre paiement d'être traité.

5. Un dernier salaire

Concernant les indemnités, votre salarié sortant a droit à un dernier chèque de paie ou versement de salaire couvrant la durée de son préavis. Cela doit être dûment payé selon les termes de leur Contrat de travail et les lois du travail en vigueur dans le pays où vous exercez vos activités. Cela devrait inclure toutes les primes, avantages sociaux et paiements d’heures supplémentaires auxquels l’employé a droit. Dans certains pays africains comme Maurice, les congés annuels accumulés qui n'ont pas été pris pendant la période d'emploi devraient être versés aux salariés dans le cadre de leur dernier salaire.

6. Stockez les dossiers des employés conformément à la loi

Les employeurs ont généralement l'obligation de stocker les données des employés pendant une période donnée. Selon le pays dans lequel vous faites des affaires, cette période de temps et les conditions entourant le stockage des données varieront considérablement.

In Nigéria par exemple, la loi oblige les entreprises à conserver les relevés d'emploi pendant 3 ans après le départ d'un employé. Dans Algérie, ce nombre s'élève à 4 ans alors que Tanzanie et Namibie les deux exigent des employeurs qu'ils conservent ces registres pendant au moins 5 ans.

Il est important de suivre ces règles et règlements à la lettre et de se tenir à jour avec eux. Sinon, vous risquez de ne pas respecter la loi et d'exposer votre entreprise à de lourdes amendes et à un examen public.

7. Assurez-vous que les biens de l'entreprise sont restitués

Il est courant que les employeurs s'assurent que les biens de l'entreprise tels que les ordinateurs portables et les périphériques de stockage électroniques sont restitués, mais ils peuvent négliger d'autres biens importants de l'entreprise tels que les cartes d'accès. Ce genre d'omission peut coûter cher à votre entreprise, surtout si l'ex-employé n'est pas digne de confiance. Même si l'ancien employé est fiable, une carte-clé peut facilement tomber entre de mauvaises mains, exposant une fois de plus votre entreprise à des risques de sécurité.

Les autres autorisations d'accès doivent également être révoquées. Si un employé avait accès à votre réseau informatique local, à votre messagerie, à vos comptes financiers et à d'autres données confidentielles, il doit être complètement déconnecté du système ou son accès doit être bloqué. Dans le cas contraire, votre entreprise s'expose à des risques de sécurité des données, un problème qui peut rapidement dégénérer, comme cela a été le cas par le passé. Selon le rapport mondial 2022 du Ponemon Institute sur les menaces internes, le coût moyen global d'un incident lié à un employé a atteint 15.38 millions de dollars en 2021.

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Accomplir toutes ces étapes tout en gardant le contrôle de la conformité et de la sécurité des données n'est pas une tâche facile, d'autant plus que vous avez du mal à trouver un remplaçant pour votre employé qui part.

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